Mindestlohn 2026 und die Aufzeichnungspflicht: was der Zoll bei ausländischen Beschäftigten sehen will

Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 Euro brutto je Zeitstunde (MiLoG in Verbindung mit der Mindestlohnanpassungsverordnung). Wer in den Branchen des § 2a SchwarzArbG beschäftigt, muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls prüft genau diese Aufzeichnungen, meist unangekündigt und im Betrieb.

Für Arbeitgeber mit ausländischen Beschäftigten hängt an dieser Pflicht mehr als ein Bußgeld. Die Aufzeichnung ist der einzige Beleg dafür, dass der gezahlte Lohn dem Mindestlohn entspricht, und sie ist zugleich die Grundlage, auf der die Ausländerbehörde später beurteilt, ob die Beschäftigung den Bedingungen des Aufenthaltstitels entsprach.

Die Frist von sieben Tagen und die Aufbewahrung von zwei Jahren

§ 17 Abs. 1 MiLoG setzt zwei Zahlen, die in jeder Prüfung abgefragt werden. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Sieben Tage heißen sieben Kalendertage, nicht sieben Arbeitstage und nicht bis zur nächsten Lohnabrechnung. Eine Stundenliste, die am Monatsende aus dem Gedächtnis oder aus Bautagesberichten rekonstruiert wird, ist verspätet aufgezeichnet, selbst wenn die Zahlen am Ende stimmen. Der Zoll bewertet das als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht, unabhängig davon, ob der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wurde.

Die Pflicht trifft alle Betriebe der elf Branchen des § 2a SchwarzArbG, darunter das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Fleischwirtschaft, die Speditions-, Transport- und Logistikbranche sowie das Sicherheitsgewerbe. Hinzu kommen alle geringfügig Beschäftigten, unabhängig von der Branche. Genau diese Branchen bilden die Korridore, in denen Fachkräfte und Saisonkräfte aus Drittstaaten ankommen, weshalb Prüfquote und ausländische Belegschaft sich dort überschneiden.

Was ein Verstoß kostet

Das MiLoG unterscheidet klar zwischen dem Papier und dem Geld, und die Bußgeldrahmen unterscheiden sich um den Faktor sechzehn.

Die letzte Zeile ist für Bau- und Logistikunternehmen die teuerste. Nach § 19 MiLoG droht bei einem Bußgeld ab 2.500 Euro der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge, und ein Ausschluss trifft den Auftragsbestand härter als der Bußgeldbescheid selbst. Wie eine Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit im Einzelnen abläuft, steht in der Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit.

Die Punkte, an denen Prüfungen bei ausländischen Beschäftigten hängen bleiben

Drei Muster tauchen bei Belegschaften aus Drittstaaten regelmäßig auf, und keines davon ist Absicht.

Erstens die Unterkunft. Wird Wohnraum gestellt und vom Lohn abgezogen, senkt ein zu hoher Abzug den effektiv gezahlten Stundenlohn unter 13,90 Euro. Der Zoll rechnet den Nettobetrag pro Stunde nach, nicht den Bruttobetrag im Vertrag. Welche Abzüge zulässig sind, behandelt die Unterkunft für ausländische Arbeitnehmer.

Zweitens nicht erfasste Zeiten. Umkleiden, innerbetriebliche Wege zwischen Hallen, Fahrten zwischen zwei Baustellen und angeordnete Vorbereitungszeiten zählen zur Arbeitszeit und gehören in die Aufzeichnung. Fehlen sie, entsteht rechnerisch ein Stundenlohn unterhalb des Mindestlohns, obwohl die Abrechnung korrekt aussieht.

Drittens der Nachweis in der Sprache der Prüfung. Der Zoll verlangt die Unterlagen in deutscher Sprache und am Ort der Beschäftigung, nicht in der Zentrale im Ausland. Bei Saisonkräften kommt hinzu, dass die Tageszählung der 70 Arbeitstage und die Arbeitszeitaufzeichnung zusammenpassen müssen; die Regeln dazu stehen in der Saisonbeschäftigung mit der 70-Tage-Regel.

Praktisch heißt das: tägliche Erfassung im Betrieb, Abschluss spätestens am siebten Kalendertag, zwei Jahre Archiv, und eine Person, die bei einer unangekündigten Prüfung weiß, wo die Ordner liegen. Ein digitales System erfüllt die Pflicht ebenso wie ein Stundenzettel auf Papier, solange Beginn, Ende und Dauer je Tag lesbar dokumentiert sind und nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben.

Der Mindestlohn selbst ist eine einzige Zahl und schnell geprüft. Was die Prüfung aufhält und was Bußgelder auslöst, sind die Aufzeichnungen dahinter. Wer sie täglich führt, hat bei einem Besuch der Finanzkontrolle Schwarzarbeit vor allem eine Frage zu beantworten, nämlich wo die Unterlagen stehen. Eine Übersicht der übrigen Arbeitgeberpflichten bei internationaler Beschäftigung finden Sie auf unserer Seite für Arbeitgeber.