ZKO-Meldung in Österreich: welches Formular, welche Frist, welche Unterlagen auf der Baustelle liegen müssen

Wer Beschäftigte nach Österreich entsendet oder überlässt, meldet das vor Arbeitsbeginn elektronisch an die Zentrale Koordinationsstelle im Bundesministerium für Finanzen. ZKO 3 gilt für die Entsendung, ZKO 4 für die grenzüberschreitende Arbeitskräfteüberlassung. Am Arbeitsort müssen die Meldung, das Formular A1 und die Lohnunterlagen bereitliegen.

Welches Formular für welchen Fall

Die Zentrale Koordinationsstelle ist Teil der Betrugsbekämpfung des Bundesministeriums für Finanzen und die Anlaufstelle für die Kontrollen nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz, dem LSD-BG. Die Formularfamilie ist klein, die Zuordnung entscheidet aber darüber, ob die Meldung gültig ist.

Der Unterschied zwischen Entsendung und Überlassung ist kein sprachlicher. Entsendung heißt: Das entsendende Unternehmen erbringt in Österreich mit eigenen Beschäftigten eine eigene Leistung. Überlassung heißt: Die Beschäftigten arbeiten unter der Leitung eines österreichischen Beschäftigers. Wer eine Überlassung als Entsendung meldet, hat formal gemeldet und materiell falsch gemeldet, und die Kontrolle nach dem LSD-BG bewertet das wie eine fehlende Meldung.

Frist und Form: elektronisch, vor Arbeitsbeginn, je Entsendung eine Meldung

Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über das Formularservice des Bundesministeriums für Finanzen. Eine Meldung per E-Mail, Fax oder Papier ist keine Meldung. Sie muss vor Arbeitsbeginn einlangen; für mobile Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Verkehrssektor bereits vor der Einreise nach Österreich, so § 19 Abs. 2 LSD-BG. "Vor Arbeitsbeginn" heißt vor der ersten Arbeitsstunde am österreichischen Arbeitsort, nicht am selben Tag und nicht am Ende der ersten Woche.

Je Entsendung ist eine eigene Meldung zu erstatten, so das BMF im Jahr 2026. Ändert sich etwas, etwa die Zusammensetzung des Teams, der Arbeitsort oder die Dauer, ist unverzüglich eine Änderungsmeldung nachzureichen. Unverzüglich ist ein rechtlicher Maßstab, kein Spielraum: Die Änderung gehört gemeldet, sobald sie feststeht, nicht bei der nächsten Abrechnung.

Ein Sonderfall betrifft Arbeitgeber aus Drittstaaten ohne Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum. Für sie genügt keine bloße Meldung, sie brauchen eine Bewilligung, so das BMF. Wer diesen Punkt übersieht, plant einen Einsatz auf einer Rechtsgrundlage, die für sein Unternehmen nicht gilt.

Die Meldung selbst verlangt Angaben, die vor der Eingabe vorliegen sollten: das entsendende Unternehmen und seine Kontaktdaten, der österreichische Auftraggeber oder Beschäftiger, der genaue Arbeitsort, Beginn und voraussichtliches Ende des Einsatzes, die Tätigkeit sowie Name, Geburtsdatum und Sozialversicherungsdaten jeder entsandten Person. Fehlt eine dieser Angaben, wird das Formular nicht abgesendet, und die Frist läuft weiter.

Was am Arbeitsort bereitliegen muss

§ 21 LSD-BG verlangt, dass die Unterlagen am Arbeitsort bereitgehalten werden, also dort, wo die Kontrolle stattfindet, und nicht in der Zentrale im Heimatland. Bereitzuhalten sind:

• eine Kopie der ZKO-Meldung,
• das Sozialversicherungsdokument A1 oder ein gleichwertiger Nachweis,
• die Lohnunterlagen in deutscher oder englischer Sprache.

Die Sprachanforderung ist der Punkt, an dem die meisten Baustellenkontrollen scheitern. Lohnzettel und Zeitaufzeichnungen in der Landessprache des entsendenden Unternehmens erfüllen § 21 LSD-BG nicht; sie müssen auf Deutsch oder Englisch vorliegen. Diese Übersetzung ist ein Vorbereitungsschritt vor der Abreise, keine Nachlieferung nach der Kontrolle.

Das A1-Dokument bleibt der zweite Stolperstein, weil es vom Sozialversicherungsträger des Entsendestaats kommt und Bearbeitungszeit braucht. Wie diese Bescheinigung beantragt wird und was sie deckt, steht in der A1-Bescheinigung bei Entsendungen. Wie die Kontrolle selbst abläuft und welche Strafrahmen das LSD-BG vorsieht, beschreibt die LSD-BG-Kontrolle in Österreich.

Kosten verursacht die Meldung selbst keine: Das Formularservice des BMF ist gebührenfrei. Der Aufwand liegt in der Vorbereitung, und er fällt je Entsendung erneut an. Für saisonale Beschäftigung in Österreich gilt ein anderes Regime mit Kontingenten und Beschäftigungsbewilligungen, beschrieben in den Saisonkontingenten.

Die ZKO-Meldung ist damit ein kurzes Formular mit einer unnachgiebigen Frist. Elektronisch, vor Arbeitsbeginn, eine Meldung je Entsendung, Änderungen unverzüglich nach, und am Arbeitsort drei Unterlagen in einer Sprache, die die Kontrolle lesen kann. Weitere Arbeitgeberpflichten in österreichischen Einsätzen finden Sie auf der Seite für Arbeitgeber.