Anmeldung zur Sozialversicherung bei neu eingereisten Arbeitnehmern: Sofortmeldung, Versicherungsnummer, Steuer-ID

Der Arbeitgeber meldet eine neue Beschäftigung nach § 28a SGB IV mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung an, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In den Branchen des § 2a SchwarzArbG gilt zusätzlich die Sofortmeldung: sie muss spätestens am Tag des Arbeitsbeginns bei der Datenstelle der Rentenversicherung eingehen.

Zwei Fristen, zwei verschiedene Meldungen

Die beiden Meldungen werden oft verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Empfänger und unterschiedliche Fristen haben.

Die Anmeldung nach § 28a Abs. 1 SGB IV geht an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle. Sie enthält den Beschäftigungsbeginn, den Beitragsgruppenschlüssel, die Versicherungsnummer und die Art der Beschäftigung, also versicherungspflichtige Beschäftigung, Minijob oder kurzfristige Beschäftigung. Übermittelt wird elektronisch aus dem Entgeltabrechnungsprogramm nach der Datenerfassungs- und Datenübermittlungsverordnung (DEÜV); die Deutsche Rentenversicherung beschreibt das Verfahren in summa summarum.

Die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV geht an die Datenstelle der Rentenversicherung und enthält nur wenige Angaben zur Person und den Tag des Beschäftigungsbeginns. Sie ersetzt die reguläre Anmeldung nicht, sie kommt hinzu. Betroffen sind die in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige, darunter das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe sowie die Speditions-, Transport- und Logistikbranche. Wer in diesen Branchen am Montag anfängt, ist am Montag gemeldet, nicht mit der Abrechnung im Folgemonat.

Der Engpass bei neu eingereisten Beschäftigten: zwei fehlende Nummern

Bei einer Arbeitskraft, die zum ersten Mal nach Deutschland einreist, fehlen zwei Angaben, die das Meldeverfahren sonst voraussetzt.

Die Versicherungsnummer existiert noch nicht. Sie wird von der Krankenkasse auf Grundlage der Anmeldung veranlasst und von der Deutschen Rentenversicherung vergeben. Der Arbeitgeber meldet deshalb ohne Versicherungsnummer und übermittelt stattdessen die Angaben zur Person, also Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname, Staatsangehörigkeit und Anschrift. Die Nummer kommt später zurück und wird in den Folgemeldungen geführt. Ein fehlendes Feld ist damit kein Grund, die Frist verstreichen zu lassen.

Die Steuer-Identifikationsnummer folgt einem anderen Weg. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben, nachdem die Person sich beim Einwohnermeldeamt angemeldet hat, und trifft per Post an der gemeldeten Anschrift ein. Bis sie vorliegt, rechnet der Arbeitgeber nach den Regeln für fehlende Identifikationsnummer ab, was in der Praxis eine ungünstigere Lohnsteuerklasse bedeutet und im Folgemonat korrigiert wird. Die Meldung beim Einwohnermeldeamt setzt eine Wohnanschrift voraus; wo die Unterkunft vom Arbeitgeber gestellt wird, hängt die Steuer-ID also am Mietvertrag oder an der Wohnungsgeberbestätigung. Die Anforderungen an diese Unterkünfte stehen in Unterkunft für ausländische Arbeitnehmer.

So sieht der Fehler in der Praxis aus. Ein Logistikbetrieb stellt am 2. März vier Lagerkräfte aus Nepal ein, deren Meldung beim Einwohnermeldeamt erst für den 10. März terminiert ist. Die Lohnbuchhaltung wartet auf die Anmeldebestätigung und die Steuer-ID und gibt deshalb auch die Sofortmeldung nicht ab. Bei einer Prüfung am 5. März sind vier Personen ohne Sofortmeldung im Lager. Die Sofortmeldung hängt weder an der Versicherungsnummer noch an der Steuer-ID; sie hätte am 2. März mit den Angaben aus dem Pass abgesetzt werden können.

Was der Zoll am Arbeitsort sieht

Für die Branchen des § 2a SchwarzArbG gilt neben der Sofortmeldung eine Ausweispflicht. Die Beschäftigten müssen Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz während der Arbeit mitführen und dem Prüfdienst der Finanzkontrolle Schwarzarbeit auf Verlangen vorlegen (Zoll, 2026). Der Arbeitgeber ist verpflichtet, sie schriftlich auf diese Pflicht hinzuweisen und den Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren.

Bei einer Prüfung gleicht der Zoll die angetroffenen Personen mit den vorliegenden Sofortmeldungen ab. Eine fehlende Sofortmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit und zugleich der Anlass, den gesamten Betrieb weiter zu prüfen, von den Arbeitszeitaufzeichnungen bis zur Mindestlohnabrechnung. Wie eine solche Prüfung abläuft und welche Unterlagen verlangt werden, steht in der Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit.

Eine Besonderheit betrifft kurzfristig Beschäftigte. Auch eine kurzfristige Beschäftigung wird nach § 28a SGB IV gemeldet, mit eigenem Personengruppenschlüssel und der Angabe, ob eine weitere Beschäftigung besteht. Die Zeitgrenzen und die Prüfung der Berufsmäßigkeit stehen in der Saisonbeschäftigung und der Grenze von 70 Arbeitstagen.

Für den Arbeitgeber läuft die Reihenfolge damit anders herum, als es sich anfühlt: erst die Meldung am Tag eins mit den Daten aus dem Pass, dann die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt, dann die Nummern. Arbeitgeber, die ihre Meldewege für einen neuen Korridor prüfen lassen wollen, finden die Einordnung unter Arbeitgeber.