Arbeitsberechtigung prüfen bei EU-Einstellungen: Dokumentenkontrollen, die Arbeitgeber vor Gericht schützen

In der EU ist die Beschäftigung eines Drittstaatsangehörigen ohne gültige Arbeitserlaubnis kein Formfehler. Sie ist genau der Tatbestand, für den die Sanktionsrichtlinie gegen Arbeitgeber (2009/52/EG) geschrieben wurde, und die Haftung liegt beim Arbeitgeber, nicht bei der Arbeitskraft und nicht bei der Agentur. Die Richtlinie verpflichtet den Arbeitgeber, vor Beschäftigungsbeginn zu prüfen, ob die Arbeitskraft über einen gültigen Aufenthaltstitel oder eine gültige Arbeitserlaubnis verfügt, und eine Kopie dieses Dokuments für die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren. Wer die Prüfung auslässt oder eine Arbeitskraft weiterbeschäftigt, nachdem der Titel abgelaufen ist, riskiert Bußgelder und die Haftung für Lohnnachzahlungen. In mehreren Mitgliedstaaten bedeutet das zusätzlich den Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Dieser Beitrag schildert aus operativer Sicht, was ein EU-Zielarbeitgeber beim Onboarding prüfen muss. Er zeigt, wo die Kontrollen scheitern und warum ein Dokument, das auf dem Papier gültig aussieht, Sie trotzdem vor Gericht bringen kann.

Die Richtlinie setzt die Pflicht, der Mitgliedstaat die Details

Die Sanktionsrichtlinie gegen Arbeitgeber ist eine Untergrenze, kein einheitliches Regelwerk. Sie verpflichtet jeden Arbeitgeber in der EU, vor dem Beschäftigungsbeginn eines Drittstaatsangehörigen drei Dinge zu tun: einen gültigen Aufenthaltstitel oder eine andere Aufenthaltsberechtigung einzuholen, zu prüfen, ob diese die fragliche Tätigkeit abdeckt, und eine Kopie oder einen Nachweis davon für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren, verfügbar für die Prüfbehörden. Sie verpflichtet den Arbeitgeber außerdem, die zuständige Behörde innerhalb einer von jedem Mitgliedstaat festgelegten Frist über den Beschäftigungsbeginn zu informieren.

Was die Richtlinie nicht tut, ist die Bußgelder oder die Aufbewahrungsfrist zu vereinheitlichen. Jeder Mitgliedstaat überführt die Pflichten in sein eigenes Recht. Er legt seine eigenen Bußgelder fest und bestimmt, wie lange die Dokumentenkopie aufzubewahren ist. Diese Frist ist je nach Mitgliedstaat verschieden, und Sie sollten den genauen Wert für das Land des Arbeitsorts bestätigen, statt von einer einheitlichen EU-Zahl auszugehen. Die Prüfpflicht ist überall dieselbe. Die Höhe der Sanktion und die Meldepflichten richten sich nach lokalem Recht.

Ein gültiger Titel ist kein Titel, bei Ihnen zu arbeiten

Der teuerste Lesefehler beim Onboarding besteht darin, einen Aufenthalts- oder Arbeitstitel als allgemeine Lizenz zu behandeln. In den meisten Mitgliedstaaten sind der kombinierte Aufenthalts- und Arbeitstitel und die ihm vorausgegangenen Erlaubnisse arbeitgeber- und tätigkeitsgebunden. Ein Titel, der für einen Schweißer bei einem Unternehmen ausgestellt wurde, berechtigt diese Arbeitskraft nicht, bei Ihnen anzufangen. Der im Dokument benannte Arbeitgeber gehört zu dem, was den Titel gültig macht.

Die Prüfung geht also über die Frage "ist dieser Titel echt und gültig" hinaus zur Frage "nennt dieser Titel diesen Arbeitgeber und diese Tätigkeit". Eine Arbeitskraft, die mit einem gültigen, an einen früheren Arbeitgeber gebundenen Titel ankommt, ist für Ihre Zwecke eine Arbeitskraft ohne Berechtigung, bis ein neuer oder geänderter Titel ausgestellt ist. Wie ein einziges Dokument sowohl das Aufenthalts- als auch das Arbeitsrecht trägt und warum die Unterschiede zwischen den Mitgliedstaaten ins Gewicht fallen, lesen Sie in der kombinierte Aufenthalts- und Arbeitstitel, erklärt. Manche Mitgliedstaaten gehen weiter und machen die Einstellung schon vom Status des Arbeitgebers abhängig, bevor überhaupt ein Titel ausgestellt wird, die Logik des anerkannten Sponsors, die wir in dem niederländischen GVVA-Kombititel behandeln.

Der Ablauf ist die Falle, die einen legalen Beschäftigten über Nacht illegal macht

Ein Titel ist eine Uhr. An dem Tag, an dem er abläuft, wird aus einer rechtmäßig beschäftigten Person im Sinne der Richtlinie ein Drittstaatsangehöriger, der ohne Berechtigung arbeitet, und der Arbeitgeber, der weiter Lohn zahlt, begeht die Straftat. Die Richtlinie kennt keine Karenzzeit für einen Arbeitgeber, der schlicht das Datum aus den Augen verloren hat.

Hier hört die Dokumentenkontrolle auf, eine einmalige Onboarding-Aufgabe zu sein, und wird zu einer dauerhaften Pflicht. Für jeden Titel im Bestand muss ein Ablaufdatum erfasst und ein Verlängerungsfenster lange vorher markiert sein, denn Verlängerungen erfolgen nicht sofort, und der Antrag muss oft gestellt werden, solange der aktuelle Titel noch gültig ist. Der konkrete Fehlerfall ist banal und häufig: Ein Titel läuft ab, die Verlängerung wurde zu spät oder gar nicht beantragt, eine Prüfung kommt ins Haus, und der Arbeitgeber hat nachweislich einen Beschäftigten für die Lücke illegal beschäftigt. Bestraft wird nicht die Arbeitskraft. Die Verteidigung ist ein Register, das Ablauf- und Verlängerungsdatum jedes Titels verfolgt und die Lohnzahlung über einen nicht verlängerten Titel hinaus stoppt.

Wie die Folgen tatsächlich aussehen

Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten, finanzielle Sanktionen nach der Zahl der Beschäftigten zu staffeln, die Kosten einer etwaigen Rückführung wieder einzuziehen und den Arbeitgeber für ausstehende Vergütung haftbar zu machen, einschließlich Löhne, Sozialbeiträge und Steuern, die die Arbeitskraft hätte erhalten müssen. Mehrere Mitgliedstaaten, darunter Deutschland und Irland, verhängen Bußgelder und können einen nicht regelkonformen Arbeitgeber von künftiger Sponsorschaft oder von der öffentlichen Auftragsvergabe ausschließen. Für ein Unternehmen, das von öffentlichen Aufträgen lebt, wiegt der Ausschluss schwerer als das Bußgeld selbst.

Die Haftung für Lohnnachzahlungen verdient eine eigene Zeile. Wird eine Arbeitskraft als illegal beschäftigt festgestellt, vermutet das Gesetz in der Regel ein Beschäftigungsverhältnis von mindestens einer festgelegten Dauer und verpflichtet den Arbeitgeber, die dafür geschuldeten Löhne zu zahlen, und zwar in der Höhe, die die rechtmäßige Stelle vergütet hätte. Ein Arbeitgeber, der eine Arbeitskraft ohne Papiere unterbezahlt hat, kann am Ende den vollen rechtmäßigen Lohn rückwirkend zahlen, dazu die Beiträge und obendrein das Bußgeld. Aus der günstigen Einstellung wird die teure.

Eine saubere Akte beginnt im Herkunftsland

Die Prüfung fällt leichter, wenn das Dokument, das beim Onboarding ankommt, schon an der Quelle korrekt zusammengestellt wurde. Auf der Herkunftsseite ist die Entsendung aus mehreren Ländern selbst reguliert. Die Philippinen verlangen über das Department of Migrant Workers (DMW) und Nepal über das Department of Foreign Employment (DOFE) die Beglaubigung des ausländischen Arbeitsvertrags durch den Arbeitsattaché oder die Botschaft, bevor eine Arbeitskraft legal entsandt werden darf. Ein Vertrag, der diesen Schritt nie durchlaufen hat, ergibt eine Arbeitskraft, deren Unterlagen bei einer Prüfung dünn wirken.

Dieselbe Logik gilt für Qualifikationen. Bei einem reglementierten Beruf stellt das Zielland zwei Fragen: Darf diese Person hier arbeiten, und ist diese Person für diese Tätigkeit anerkannt. Die Anerkennung wird auf der Herkunftsseite eröffnet, lange bevor der Titel ausgestellt wird. Die gesamte Kette, wer was in welcher Reihenfolge zu tun hat, ist in der Compliance-Kette des Arbeitgebers, die die Einstellung absichert nachgezeichnet.

Die Prüfung ins Onboarding einbauen, nicht danach

Die Prüfung, die in der Hand des Arbeitgebers liegt, lässt sich auf eine kurze, wiederholbare Routine bringen. Bestätigen Sie, dass der Titel echt und gültig ist. Bestätigen Sie, dass er Ihr Unternehmen und die angebotene Tätigkeit nennt. Erfassen Sie das Ablaufdatum und das Verlängerungsfenster und setzen Sie einen harten Stopp für die Lohnzahlung danach. Bewahren Sie die Kopie für die Frist auf, die Ihr Mitgliedstaat verlangt. Informieren Sie die zuständige Behörde innerhalb der festgelegten Frist. Vor der ersten Schicht erledigt, kostet diese Routine fast nichts. Nach einer Prüfung erledigt, entscheidet sie zwischen einer sauberen Akte und einem Verfahren.

Werklist betreut die Herkunftsseite für EU-Arbeitgeber von Zagreb, Sarajevo, Belgrad, Kathmandu, Mumbai und Dubai aus, sodass der Vertrag beglaubigt ist und der Titel den richtigen Arbeitgeber nennt, bevor die Arbeitskraft ankommt. Wenn Sie eine Vermittlung planen und die Prüfroutine auf Ihren Arbeitsort und Ihr Gewerk zugeschnitten haben möchten, senden Sie uns ein Korridor-Briefing. Sprechen Sie mit einem Berater.