Eine Fachkraft aus einem Drittstaat einstellen: die Compliance-Kette, die der Arbeitgeber tragen muss

Wenn ein Arbeitgeber in der EU einen Schweißer aus Kathmandu oder eine Pflegehilfskraft aus Manila einstellt, wird die Erlaubnis aufgrund des Arbeitgebers erteilt, nicht aufgrund der Fachkraft. Die Fachkraft bringt einen Reisepass, einen unterschriebenen Vertrag und Qualifikationsnachweise mit. Alles Übrige, also die Frage, ob die Akte durchgeht und ob die Erlaubnis Bestand hat, liegt auf der Seite des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber muss berechtigt sein, als Sponsor aufzutreten. Er muss nachweisen, dass die Vergütung die gesetzliche Untergrenze erreicht. Und er muss auch nach Dienstantritt der Fachkraft jede Änderung melden. Diese Pflichten bilden eine Kette. Jedes Glied ist eine eigene Behörde mit einem eigenen Prüfmaßstab, und reißt die Kette an irgendeiner Stelle, ist die Erlaubnis hinfällig, so sauber der Rest der Akte auch ausgesehen haben mag. Das ist die operative Sicht auf diese Kette in vier Zielländern, die sie sehr unterschiedlich handhaben: Deutschland, die Niederlande, Irland und Kroatien.

Die Richtlinie, die die ganze Kette rahmt

Die meisten Mitgliedstaaten wickeln arbeitgebergesponserte Einstellungen heute über die Single Permit Directive ab, die Richtlinie 2011/98/EU, neu gefasst 2024. Sie gibt der Fachkraft einen einzigen kombinierten Antrag, der eine einzige Entscheidung über Arbeit und Aufenthalt zugleich liefert, und sie legt eine Grundlinie gleicher Behandlungsrechte fest, sobald die Erlaubnis aktiv ist. Für den Arbeitgeber ist das wichtig, weil sie das verfahrensrechtliche Rückgrat ist, auf dem die nationale Akte aufbaut. Sie ebnet die Unterschiede zwischen den Ländern aber nicht ein. Jeder Staat setzt die Richtlinie in seine eigene Erlaubnis um und behält seine eigene Arbeitsmarktprüfung, seine eigene Lohnregel und sein eigenes Meldewesen. Die Neufassung trägt Umsetzungsfristen in sich, die über einen im Text festgelegten Zeitraum auf die Mitgliedstaaten zukommen, und das genaue Datum, ab dem ein bestimmter Staat die neuen Regeln anwendet, muss für diesen Staat geklärt und darf nicht für die gesamte Union unterstellt werden. Die Struktur ist gemeinsam. Das Compliance-Detail ist lokal.

Unter der Richtlinie liegt ein zweites Instrument, das der Arbeitgeber noch unmittelbarer spürt. Die Employer Sanctions Directive, die Richtlinie 2009/52/EG, macht die Einstellung eines Drittstaatsangehörigen ohne Aufenthaltsrecht EU-weit zu einem Verstoß des Arbeitgebers, an den Bußgelder und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen geknüpft sind. Deshalb ist die Prüfung des Beschäftigungsrechts keine Höflichkeitskontrolle. Sie ist eine gesetzliche Pflicht, die beim Arbeitgeber liegt, und welche Dokumentenprüfungen sie erfüllen, steht in den Dokumentenprüfungen, die einen Arbeitgeber vor Gericht schützen.

Erstes Glied: Sind Sie überhaupt befugt, zu sponsern

Bevor eine einzige Fachkraftakte in Bewegung kommt, fragen mehrere Staaten, ob der Arbeitgeber sponsern darf. Das klarste Beispiel sind die Niederlande, wo der IND ein Verfahren des anerkannten Sponsors betreibt, den erkend referent. Für die meisten Fachkräfte-Routen muss das einstellende Unternehmen den Status des anerkannten Sponsors bereits halten, bevor es einreichen kann, und dieser Status ist eine Registrierung, die der Arbeitgeber beantragt und aufrechterhält, mit eigenen Bedingungen und Aufzeichnungspflichten. Ein Arbeitgeber, der eine Einstellung von den Philippinen aufgleist und erst dann feststellt, dass er kein anerkannter Sponsor ist, hat die Vorlaufzeit verloren, die der Anerkennungsantrag selbst braucht. Die Route, und warum die Anerkennung vor der Gehaltsfrage kommt, behandelt erst der anerkannte Sponsor, dann die Gehaltsschwelle.

Deutschland rahmt dasselbe Glied anders. Es gibt keine einheitliche Sponsor-Lizenz, aber die Bundesagentur für Arbeit muss die meisten Beschäftigungen zustimmen, bevor daraus ein Aufenthaltstitel werden kann, und prüft dabei Vergütung und Bedingungen der konkreten Stelle. Irland leitet die Befugnis über das Department of Enterprise, Trade and Employment, DETE, das die Beschäftigungserlaubnis an den Arbeitgeber erteilt und erwartet, dass der Arbeitgeber die für den jeweiligen Erlaubnistyp vorgeschriebene Arbeitsmarktprüfung durchgeführt hat. Kroatien knüpft die Befugnis an eine Arbeitsmarktprüfung des Hrvatski zavod za zapošljavanje, des HZZ, bevor das Innenministerium, das MUP, die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis erteilt. Vier Mechanismen, eine Frage: Ist dieser Arbeitgeber befugt, die Fachkraft ins Land zu holen.

Zweites Glied: Die Lohnuntergrenze ist Beweis, kein Angebot

Das zweite Glied ist die Vergütung, und im Grundsatz funktioniert sie in allen vier Staaten gleich. Der sponsernde Arbeitgeber muss mindestens den anwendbaren Lohn zahlen, und welcher Lohn gilt, hängt von der Stelle ab. In Deutschland heißt das die tarifliche oder branchenübliche Norm für Bau, Gastgewerbe oder Logistik, nicht bloß der gesetzliche Mindestlohn. In den Niederlanden tragen die Fachkräfte-Routen ihre eigenen Gehaltsschwellen, die der IND festlegt und jedes Jahr indexiert. Irlands General Employment Permit setzt eine jährliche Mindestvergütung an, die nach einem veröffentlichten Plan steigt. Kroatien prüft das Angebot gegen die Bedingungen, die in der HZZ-Prüfung bestätigt wurden.

Die Zahl wird je Mitgliedstaat festgelegt und in einem eigenen Rhythmus angepasst, deshalb ist die sichere Praxis, die Schwelle für das Antragsjahr anzugeben und die Grundlage dafür zu dokumentieren, statt einen alten Wert mitzuschleppen. Unterbezahlung ist einer der sichersten Wege, eine Erlaubnis zu verlieren. Sie kann die Akte schon bei der Entscheidung scheitern lassen, und schlimmer noch, sie kann einen Widerruf auslösen, nachdem die Fachkraft bereits angekommen ist, was die Vermittlung zum Einsturz bringt und die Kosten beim Arbeitgeber lässt. Vergütung gilt als Beweis, den der Arbeitgeber vorlegt, nicht als Zahl, über die er nach der Genehmigung verhandelt.

Drittes Glied: Die Pflichten, die mit dem ersten Arbeitstag beginnen

Die Kette endet nicht, wenn die Erlaubnis ausgedruckt ist. Die meisten Staaten legen dem Sponsor fortlaufende Pflichten auf, und ein Verstoß dagegen ist ein leiser Weg, eine sauber erteilte Erlaubnis hinfällig zu machen. Der niederländische anerkannte Sponsor muss Aufzeichnungen führen und den IND innerhalb fester Fristen über relevante Änderungen informieren. Mehrere Staaten verlangen vom Arbeitgeber, zu melden, wenn das Arbeitsverhältnis endet, wenn sich die Adresse der Fachkraft ändert oder wenn sich die Stelle selbst ändert, jeweils innerhalb eines festgelegten Fensters. Wird das Fenster verpasst, ist der Arbeitgeber die Partei im Verstoß, nicht die Fachkraft.

Hier wird ein Sponsor erwischt, der die Erlaubnis für die Ziellinie hielt. Eine Fachkraft wird auf eine andere Baustelle oder in eine andere Stellenbezeichnung versetzt, das Lohnband verschiebt sich, und die Änderung wird nie gemeldet. Bei der nächsten Überprüfung stellt die Behörde fest, dass die Erlaubnis nicht mehr zur Arbeit passt, und die Erlaubnis kann widerrufen werden. Die Verteidigung besteht darin, jedes meldepflichtige Ereignis gegen die maßgebliche Frist zu protokollieren und Vertrag, Vergütung und Stellenbezeichnung in Einklang mit dem zu halten, was der Behörde von Anfang an mitgeteilt wurde. Für das größere Bild, worauf der Sponsor-Status einen Arbeitgeber tatsächlich verpflichtet, siehe was es wirklich heißt, in einem EU-Zielland eine Fachkraft zu sponsern.

Wo die Kette zuerst reißt

Der häufigste Bruch ist der erste. Ein Arbeitgeber in den Niederlanden reicht einen Fachkräfte-Antrag ohne den Status des anerkannten Sponsors ein, und der IND gibt ihn unbearbeitet zurück, weil ein Unternehmen, das kein anerkannter Sponsor ist, auf dieser Route überhaupt nicht einreichen kann. Die Rekrutierung war solide, die Fachkraft war real, und Wochen gehen für einen Antrag verloren, der nie hätte angenommen werden können. Dasselbe Muster wiederholt sich anderswo: eine irische Akte auf einem nicht zulässigen Beruf, eine deutsche Akte mit einer Vergütung unter der branchenüblichen Norm, eine kroatische Akte, eingereicht bevor die HZZ-Prüfung durch war. Jedes Mal ist es ein einzelnes Glied, das zu spät geprüft wurde.

Werklist betreibt die Herkunftsseite dieser Kette aus Niederlassungen in Kathmandu, Mumbai, Dubai, Zagreb, Sarajevo und Belgrad, mit Fachkräften aus Nepal, Indien, den Philippinen und dem Westbalkan, damit die arbeitgeberseitigen Prüfungen bestätigt sind, bevor eine Fachkraftakte in Bewegung kommt. Wenn Sie einen Korridor nach Deutschland, in die Niederlande, nach Irland oder Kroatien planen und jede Sponsor-Pflicht auf Ihr Gewerk und Ihren Personalbedarf abgestimmt haben wollen, schicken Sie uns ein Korridor-Briefing. Mit einem Berater sprechen.