Aufenthaltstitel prüfen, kopieren, melden: die Arbeitgeberpflichten nach § 4a AufenthG

§ 4a Abs. 5 AufenthG verlangt drei Handlungen. Der Arbeitgeber muss sich vor Beschäftigungsbeginn vergewissern, dass die ausländische Arbeitskraft zur Erwerbstätigkeit berechtigt ist, für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie des Titels in elektronischer oder Papierform aufbewahren und die Ausländerbehörde binnen vier Wochen unterrichten, wenn die Beschäftigung vorzeitig endet.

Geprüft werden diese drei Punkte von zwei Stellen: der Ausländerbehörde und der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Beide fragen nicht, ob der Arbeitgeber es gut gemeint hat, sondern ob vor dem ersten Arbeitstag ein Dokument vorlag und ob dessen Kopie heute greifbar ist.

Was "vergewissern" tatsächlich heißt

Die Vorlage einer Karte reicht nicht. Auf dem elektronischen Aufenthaltstitel steht der entscheidende Satz auf dem Zusatzblatt oder im Nebenbestimmungsfeld, etwa "Erwerbstätigkeit gestattet", "Beschäftigung nur mit Genehmigung der Ausländerbehörde" oder eine Beschränkung auf einen bestimmten Arbeitgeber, einen Beruf oder eine Stundenzahl. Der Titel allein sagt nichts; die Nebenbestimmung sagt alles.

Zu prüfen sind deshalb vier Dinge vor dem ersten Arbeitstag: die Gültigkeitsdauer, der Erwerbstätigkeitsvermerk, etwaige Beschränkungen auf Arbeitgeber, Tätigkeit oder Arbeitszeit und die Identität der Person. Bei einer Duldung oder einer Aufenthaltsgestattung liegt die Erlaubnis nicht im Dokument selbst, sondern in einem gesonderten Eintrag; fehlt er, darf nicht beschäftigt werden.

Die Kopie ist keine Formalie, sondern der Beweis. Nach § 4a Abs. 5 AufenthG ist sie für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren, elektronisch oder in Papierform. In einer Zollprüfung ist die fehlende Kopie der Punkt, an dem aus einer sauberen Beschäftigung ein Ordnungswidrigkeitenverfahren wird, weil der Arbeitgeber die Prüfung vor Beschäftigungsbeginn nicht mehr belegen kann.

Fristen und Sanktionen im Überblick

Die Bußgeldhöhe ist bei der Beschäftigung ohne Erlaubnis zur Erwerbstätigkeit die härteste Zahl: bis 500.000 Euro für den Arbeitgeber und bis 5.000 Euro für die beschäftigte Person (§ 404 SGB III, Darstellung des Zolls, Stand 2026). Wer sich einen wirtschaftlichen Vorteil verschafft oder gewerbsmäßig handelt, verlässt den Bereich der Ordnungswidrigkeit: Nach §§ 10 und 11 SchwarzArbG in Verbindung mit § 404 SGB III drohen dann Freiheitsstrafen ab sechs Monaten, in besonders schweren Fällen ab einem Jahr.

Die Vierwochenfrist bei vorzeitigem Ende der Beschäftigung wird am häufigsten übersehen, weil sie außerhalb der üblichen Personalprozesse liegt. Sie läuft ab Kenntnis, also ab dem Tag, an dem die Kündigung zugeht oder die Person nicht mehr erscheint, nicht ab dem rechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses. Wie die Zollprüfung diese Unterlagen abfragt, steht in der Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit.

Die Pflicht, die 2026 neu dazugekommen ist

Seit dem 1. Januar 2026 gilt zusätzlich eine Hinweispflicht aus dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz: Der Arbeitgeber muss die neu eingestellte ausländische Arbeitskraft am ersten Arbeitstag auf das Beratungsangebot zu Arbeits- und Sozialrechten hinweisen. Praktisch gehört dieser Hinweis in die Onboarding-Mappe, in einer Sprache, die die Person versteht, mit einer kurzen Empfangsbestätigung in der Personalakte.

Drei Fehler tauchen in Prüfungen regelmäßig auf. Der erste ist die abgelaufene Karte: Der Titel war bei Einstellung gültig, läuft im vierzehnten Monat ab, und niemand hat eine Wiedervorlage gesetzt. Der zweite ist der Wechsel der Tätigkeit, etwa vom Lager in die Fahrertätigkeit, während die Nebenbestimmung den Beruf beschränkt. Der dritte ist der Titel, der eine Genehmigung der Ausländerbehörde voraussetzt, die nie eingeholt wurde, weil die Karte auf den ersten Blick ausreichend aussah.

Alle drei lassen sich mit einer Wiedervorlage pro Person lösen: Ablaufdatum des Titels minus drei Monate, verknüpft mit der Kopie, der Nebenbestimmung und dem Namen der zuständigen Ausländerbehörde. Wer parallel ein Anerkennungsverfahren betreibt, findet die dazugehörigen Fristen in der Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen, und wer den Titel schneller verlängert haben will, in dem beschleunigten Fachkräfteverfahren.

§ 4a AufenthG verlangt wenig Arbeit, aber zum richtigen Zeitpunkt: einmal vor dem ersten Arbeitstag, laufend im Archiv und einmal binnen vier Wochen nach einem vorzeitigen Ende. Eine Personalakte, die Kopie, Nebenbestimmung und Wiedervorlage enthält, beantwortet die Fragen von Zoll und Ausländerbehörde an einem Vormittag. Weitere Pflichten bei der Beschäftigung internationaler Fachkräfte finden Sie auf unserer Seite für Arbeitgeber.