Regjistrimi i punonjësit të huaj në tatime dhe sigurime: formularët dhe afatet

Një punonjës i huaj deklarohet me formularin E-SIG 027 të paktën 1 ditë kalendarike para se të fillojë punën, sipas Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve. Pagat dhe kontributet raportohen më pas me formularin E-SIG 025/a deri më datë 20 të muajit pasardhës. Mosdeklarimi dënohet me 500 000 lekë për rast.

Dy formularët që mbajnë të gjithë procedurën

Drejtoria e Përgjithshme e Tatimeve, e njohur si DPT, administron deklarimin e marrëdhënies së punës dhe të kontributeve, ndërsa mbledhja e kontributeve rregullohet nga Udhëzimi nr. 26, datë 16.4.2009 i Institutit të Sigurimeve Shoqërore. Për punëdhënësin praktik, gjithçka mbërrin te dy formularë.

Formulari E-SIG 027 është deklarata e ndryshimit të gjendjes: me të deklarohet punësimi i ri dhe me të njëjtin formular deklarohet largimi nga puna. Afati i hyrjes është i ashpër dhe pikërisht ky afat shkelet më shpesh. Deklarata duhet dorëzuar të paktën 1 ditë kalendarike para datës kur punonjësi fillon punën, sipas rregullave të DPT. Për largimin nga puna afati është jo më vonë se 10 ditë nga data e largimit.

Formulari E-SIG 025/a është listëpagesa mujore. Ai raporton kontributet e sigurimeve shoqërore dhe shëndetësore së bashku me tatimin mbi të ardhurat nga punësimi, i cili rregullohet nga ligji nr. 29/2023 „Për tatimin mbi të ardhurat". Afati i dorëzimit dhe i pagesës është data 20 e muajit pasardhës.

Për një punonjës me shtetësi të huaj nuk ka formular të veçantë. Ai deklarohet me të njëjtat dy formularë si çdo punonjës tjetër, por vetëm pasi të ketë lejen që i lejon punën, procedurë e përshkruar te leja unike për punësimin e të huajve.

Afatet dhe kostoja e gabimit

Kalendari i një punësimi të ri mbyllet brenda dy muajve dhe përmban katër data fikse.

Gjoba për mosdeklarimin e një punonjësi është 500 000 lekë për rast, sipas DPT. Fjala „për rast" është ajo që e bën shifrën të rëndë: pesë punonjës të padeklaruar në një kontroll të vetëm nuk japin një gjobë prej 500 000 lekësh, por pesë të tilla.

Baza minimale prej 50 000 lekësh në muaj sipas rregullave të vitit 2026 ka një pasojë praktike që shpesh nuk llogaritet në ofertë. Edhe kur palët bien dakord për një pagë bruto më të ulët ose kur punonjësi punon me orar të pjesshëm, kontributet llogariten të paktën mbi këtë bazë. Kostoja mujore e punëdhënësit, pra, nuk zbret nën një dysheme të caktuar, dhe kjo dysheme duhet të jetë brenda buxhetit që përllogaritet te kostoja dhe afatet e punësimit të të huajve.

Ku prishet radha e hapave

Gabimi më i shpeshtë nuk është harresa e formularit, por radha e gabuar mes lejes dhe deklarimit.

Punëdhënësi e sjell punonjësin, e vendos në linjë ditën e parë dhe e deklaron E-SIG 027 të nesërmen, duke menduar se një ditë vonesë nuk ka rëndësi. Ka: afati është para fillimit të punës, jo brenda javës së parë, kështu që ditën e parë punonjësi ishte i padeklaruar. Nëse në atë ditë mbërrin një inspektim, punëdhënësi përballet njëkohësisht me sanksionin e inspektorit dhe me gjobën tatimore, siç përshkruhet te inspektimi i punës për punëtorët e huaj.

Gabimi i dytë është largimi i padeklaruar. Punonjësi ndërpret marrëdhënien, punëdhënësi e heq nga listëpagesa, por nuk dorëzon E-SIG 027 për largimin brenda 10 ditëve. Regjistri vazhdon ta tregojë si të punësuar, ndërsa listëpagesa nuk e përmban më, dhe kjo mospërputhje mes dy sistemeve është pikërisht ajo që tërheq një kontroll.

Gabimi i tretë prek punësimet ndërkufitare. Data e fillimit të punës në kontratë shkruhet sipas planit të mbërritjes, pastaj fluturimi lëviz me tri ditë dhe askush nuk e korrigjon E-SIG 027. Deklarata mbetet me një datë që nuk përputhet me realitetin e regjistrit të orarit. Mënyra si përgatitet kjo dosje para mbërritjes është përshkruar te faqja për punëdhënësit.

Rregulli që i mban të gjitha bashkë është i thjeshtë: asnjë punonjës nuk hyn në ambientet e punës para se E-SIG 027 të jetë dorëzuar, dhe asnjë muaj nuk mbyllet pa E-SIG 025/a të dorëzuar deri më datë 20. Dy data, dy formularë, dhe kontrolli tatimor kalon pa gjetur çfarë të shënojë.