REGES-ONLINE și lucrătorii străini: ziua în care contractul trebuie să fie deja în registru

Contractul individual de muncă se transmite în REGES-ONLINE cel târziu în ziua anterioară începerii activității, indiferent dacă acea zi este lucrătoare sau nelucrătoare, potrivit HG nr. 295/2025. Netransmiterea în termen se sancționează de Inspecția Muncii cu amendă de la 3.000 la 5.000 lei pentru fiecare persoană neînregistrată. La lucrătorii străini, eroarea blochează și permisul.

Termenul: ziua anterioară, nu prima zi de lucru

Registrul general de evidență a salariaților, REGES-ONLINE, este reglementat prin HG nr. 295/2025, publicată pe legislatie.just.ro, și este administrat de Inspecția Muncii prin inspectoratele teritoriale de muncă. Regula de termen este singura pe care o greșesc cel mai des angajatorii care aduc lucrători din afara UE: contractul trebuie să se afle în registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității.

Hotărârea închide explicit portița calendaristică. Termenul curge indiferent dacă ziua anterioară este zi lucrătoare sau nelucrătoare. Un lucrător care începe luni are nevoie de un contract transmis duminică sau mai devreme, iar faptul că biroul de resurse umane este închis duminica nu schimbă termenul. În practică, singura procedură sigură este transmiterea în ziua semnării contractului, nu în ajunul startului.

Sancțiunile sunt pe persoană, nu pe dosar. Inspecția Muncii aplică amendă de la 3.000 la 5.000 lei pentru fiecare persoană al cărei contract nu a fost transmis în termen. Completarea registrului cu date eronate, cu elemente care nu corespund realității, se sancționează cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei. Un lot de zece sosiri, transmis cu o zi întârziere, nu produce o amendă, ci zece.

De ce registrul decide dosarul de imigrare

Pentru un salariat român, o eroare în REGES-ONLINE este o problemă de conformitate cu Inspecția Muncii. Pentru un lucrător străin, este și o problemă de ședere. Inspectoratul General pentru Imigrări cere la prelungirea dreptului de ședere în scop de muncă dovada contractului individual de muncă cu normă întreagă, înregistrat în registru. Dacă înregistrarea lipsește, dacă funcția din registru nu corespunde funcției din avizul de angajare sau dacă salariul înscris este sub cel din aviz, dosarul de prelungire se blochează la ghișeu, iar lucrătorul rămâne fără permis valabil cu un contract activ.

A doua legătură a fost creată de OUG 32/2026, care leagă direct interdicția de 6 luni privind schimbarea angajatorului de data înregistrării în REGES-ONLINE. Registrul a devenit astfel sursa oficială pentru o dată cu efect juridic asupra mobilității lucrătorului, nu doar o evidență administrativă. Un angajator care transmite contractul cu întârziere împinge mai departe și momentul de la care lucrătorul redevine liber să schimbe firma, iar detaliile acestui mecanism sunt în schimbarea angajatorului pentru lucrătorii străini.

Ordinea corectă a pașilor și modul de eșec

Secvența care nu produce amenzi are cinci pași și niciunul nu poate fi inversat: avizul de angajare de la IGI, viza de lungă ședere pentru angajare în muncă, semnarea contractului individual de muncă, transmiterea în REGES-ONLINE, apoi prima zi de activitate. Între ultimii doi pași trebuie să existe cel puțin o noapte calendaristică.

Modul de eșec clasic apare la sosirile de grup. Zborul aterizează joi seara, vizita medicală și instructajul de securitate a muncii sunt programate vineri dimineața, iar angajatorul consideră vineri drept prima zi de activitate pentru că oamenii sunt deja la sediu. Contractele se transmit vineri la prânz, după instructaj. La un control ulterior, inspectorul compară ora transmiterii cu foaia de prezență și cu fișele de instructaj, iar rezultatul este o amendă de 3.000 la 5.000 lei pentru fiecare dintre lucrătorii sosiți. Instructajul de securitate a muncii este activitate, nu pregătire pentru activitate.

Al doilea mod de eșec este mai lent și mai scump: datele eronate. O funcție scrisă generic în registru, altfel decât în avizul de angajare, trece neobservată luni de zile și apare abia la prelungirea permisului, când IGI constată nepotrivirea. Corectarea cere act adițional și, dacă funcția s-a schimbat efectiv, un aviz nou. Ceea ce costa cinci minute la transmitere costă atunci șase până la opt săptămâni de procedură.

Verificați lunar concordanța dintre registru și avizele emise, pentru tot efectivul de lucrători străini. Ce urmărește inspectorul într-un control este descris în controlul ITM la lucrătorii străini, iar lista completă a sarcinilor angajatorului este în obligațiile angajatorului față de lucrătorii străini. Pentru sprijin pe coridoare și pe dosarele de personal, consultați pagina pentru angajatori.