Fachkraft aus dem Nicht-EU-Ausland nach Deutschland holen: die Genehmigungskette, die den Starttermin bestimmt

Eine Einstellung in Deutschland läuft über drei voneinander unabhängige Behörden, und der Starttermin richtet sich nach der langsamsten. Die Bundesagentur fuer Arbeit (Arbeitsverwaltung) gibt die Beschäftigung frei, die deutsche Auslandsvertretung stellt das Einreisevisum aus, und die örtliche Auslaenderbehoerde erteilt den Aufenthaltstitel. Jede Warteschlange hat ihre eigene Taktung. Der häufigste Planungsfehler besteht darin, den Visumtermin für das Nadelöhr zu halten, obwohl bei einem reglementierten Beruf in Wahrheit die Anerkennung der Qualifikation den Zeitplan bestimmt. Dieser Beitrag zeigt die Kette aus Sicht der Praxis: für einen EU-Arbeitgeber, der einen Schweißer aus Sarajevo oder eine Kraft fürs Gastgewerbe aus Manila einstellt, und für alles, was der Arbeitgeber liefern muss, damit die Akte durchläuft.

Zwei Paragrafen des AufenthG, zwei Arten von Beschäftigten

Aufenthaltstitel zur Beschäftigung von Fachkräften richten sich nach dem Aufenthaltsgesetz, und welcher Paragraf greift, hängt von der Qualifikation ab, nicht vom Gehalt. Paragraf 18a AufenthG erfasst Fachkräfte mit einer beruflichen, nicht akademischen Ausbildung. Paragraf 18b erfasst akademische Abschlüsse. Für gewerblich-technische Berufe ist fast immer der Weg über 18a der richtige, weil die Fachkraft einen Berufsabschluss vorweist und kein Hochschuldiplom.

Diese Trennung ist keine Formsache. Beide Paragrafen knüpfen an unterschiedliche Anforderungen an die Anerkennung und an unterschiedliche Nachweise an. Ein Arbeitgeber, der einen Schweißer nach der akademischen Logik des 18b einreicht, bekommt den Fall zurück und beginnt unter 18a von vorn. Für Beschäftigte aus dem Westbalkan gibt es zudem einen eigenen Zugang, der das Qualifikationsniveau vollständig ausklammert, beschrieben in Die Westbalkanregelung in Deutschland: der Weg ohne Abschluss, den die Blaue Karte nicht bieten kann. Wer am Anfang den falschen Paragrafen wählt, verliert Wochen, bevor auch nur ein Dokument geprüft wird.

Die Zustimmung der Bundesagentur, und was die Vorrangprüfung noch leistet

Die meisten Beschäftigungen in Deutschland können erst dann zu einem Aufenthaltstitel führen, wenn die Bundesagentur fuer Arbeit ihnen zugestimmt hat. Diese Zustimmung hat zwei Teile. Der eine prüft, ob Entgelt und Arbeitsbedingungen denen entsprechen, die eine vergleichbare inländische Kraft erhalten würde. Der andere ist die Vorrangprüfung, die historisch fragte, ob eine deutsche oder EU-Arbeitskraft die Stelle zuerst besetzen könnte.

Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz hat die Vorrangprüfung für Fachkräfte in seiner Fassung von 2020 und in der Erweiterung von 2023 weitgehend abgeschafft. Das Wort weitgehend trägt hier Gewicht. Die Vorrangprüfung kann je nach Region und Beruf weiterhin greifen, und die konkreten Ausnahmen unterscheiden sich von Agentur fuer Arbeit zu Agentur fuer Arbeit. Ein Arbeitgeber sollte die Position des Bezirks klären, der für den Arbeitsort zuständig ist, statt davon auszugehen, dass die Ausnahme bundesweit gilt. Behandeln Sie den Schritt bei der Bundesagentur als echte Prüfung mit einer echten Warteschlange dahinter.

Die Anerkennung ist das tragende Risiko

Bei einem reglementierten Beruf muss die ausländische Qualifikation in der Regel förmlich anerkannt sein, bevor die Fachkraft den Beruf ausüben darf. Das ist die Anerkennung, und hier verschieben sich die Zeitpläne. Die zuständige Stelle vergleicht die Ausbildung der Fachkraft mit dem deutschen Referenzberuf und stuft sie als gleichwertig, teilweise gleichwertig oder nicht gleichwertig ein. Ein Teilergebnis löst meist eine Ausgleichsmaßnahme aus, einen Kurs oder eine Prüfung, bevor die volle Anerkennung ausgesprochen wird.

Seit 2024 erlaubt die Anerkennungspartnerschaft, die Anerkennung parallel zur Beschäftigung laufen zu lassen statt vollständig im Vorfeld. Die Fachkraft kann unter vereinbarten Bedingungen anfangen, während das Anerkennungsverfahren weiterläuft. Das verkürzt die Kette tatsächlich, doch es ist eine strukturierte Vereinbarung mit Pflichten, kein Verzicht. Der Arbeitgeber muss sich weiterhin verpflichten, die Anerkennung zu unterstützen, und die Fachkraft muss sie abschließen.

Genau hier liegt der konkrete Fehlerfall. Ein Arbeitgeber, der einen Visumtermin bucht und einen Starttermin festlegt, ohne geklärt zu haben, ob der Beruf reglementiert ist und ob die Anerkennung begonnen hat, erlebt, dass das Konsulat oder die Auslaenderbehoerde die Akte zurückhält, bis der Anerkennungsbescheid vorliegt. Die Lösung lautet, zuerst das Anerkennungsverfahren über die für den Beruf zuständige Stelle zu eröffnen und dessen Zeitplan zum Rückgrat der gesamten Planung zu machen. Welches Muster diese Akten allgemein vor einer Ablehnung ins Stocken bringt, lesen Sie in Woran ein EU-Arbeitsantrag scheitert und wie Sie es vor der Ablehnung beheben.

Zwei Behörden, zwei Warteschlangen: das Visum und der Titel

Selbst wenn die Bundesagentur die Beschäftigung freigegeben hat, stehen noch zwei getrennte Stellen zwischen dem Angebot und dem Arbeitsplatz. Die deutsche Auslandsvertretung, also Botschaft oder Konsulat im Herkunftsland der Fachkraft, stellt das Einreisevisum aus. Die örtliche Auslaenderbehoerde, zuständig für den Arbeitsort, erteilt den Aufenthaltstitel, sobald die Fachkraft eingereist ist. Das sind verschiedene Institutionen mit verschiedenen Posteingängen.

Aufgabe des Arbeitgebers ist es, beide Posteingänge mit einer in sich stimmigen Akte zu versorgen. Stellenbeschreibung, Vertrag, Entgeltangabe und Anerkennungsstatus müssen über alle Dokumente hinweg deckungsgleich sein. Eine Abweichung zwischen dem Gehalt im Visumantrag und dem Gehalt, das die Auslaenderbehoerde sieht, lädt zu einer Rückfrage ein, und eine Rückfrage kostet Wochen. Wer den Aufenthaltstitel Schritt für Schritt verantwortet, lesen Sie in Vom Stellenangebot zum Aufenthaltstitel: die Schritte zur deutschen Aufenthaltserlaubnis, die der Arbeitgeber verantwortet.

Das Entgelt ist eine Compliance-Linie, die die Bundesagentur prüft

Ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis in Deutschland muss die tariflichen oder branchenüblichen Entgeltnormen für die Stelle erfüllen. Bau und Gastgewerbe tragen beide branchenbezogene Lohnuntergrenzen, und viele Tätigkeiten fallen unter einen Tarifvertrag, der mehr als den gesetzlichen Mindestlohn vorsieht. Die Bundesagentur gleicht das angebotene Entgelt im Rahmen ihrer Zustimmung mit diesen Normen ab.

Untertarifliche Bezahlung ist einer der häufigsten Gründe, aus denen eine deutsche Akte abgelehnt oder, schlimmer noch, ein Titel später widerrufen wird. Ein Widerruf nach der Einreise der Fachkraft ist das teure Scheitern. Die Vermittlung bricht zusammen und der Fachkraft droht die Ausreise, während der Arbeitgeber Kosten und Neubesetzung trägt. Die Verteidigung ist im Grundsatz einfach. Zahlen Sie nach der geltenden Norm, dokumentieren Sie die Grundlage der Zahl, und lassen Sie keinen niedrigeren Betrag zu einer der drei Behörden gelangen.

So takten Sie es, damit der Starttermin hält

Die Reihenfolge, die den Starttermin schützt, läuft der Intuition zuwider. Klären Sie, ob der Beruf reglementiert ist, und eröffnen Sie zuerst das Anerkennungsverfahren. Wählen Sie den richtigen Paragrafen des AufenthG, 18a für die berufliche Qualifikation. Legen Sie das Entgelt auf die branchenübliche oder tarifliche Norm fest und dokumentieren Sie es. Erst dann beantragen Sie die Zustimmung der Bundesagentur, buchen den Visumtermin bei der Auslandsvertretung und bereiten die Akte für die Auslaenderbehoerde zur Einreise vor. Der Zeitplan der Anerkennung, nicht der Terminkalender, ist das, woran alles Weitere hängt.

Werklist steuert diese Kette von der Herkunftsseite aus, in Sarajevo, Belgrad, Kathmandu, Mumbai, Manila und Dubai, sodass das Anerkennungsverfahren beginnt, bevor die Visum-Warteschlange überhaupt startet. Wenn Sie eine Einstellung in Deutschland planen und die Reihenfolge auf Ihren Beruf und Ihren Arbeitsort-Bezirk zugeschnitten haben möchten, schicken Sie uns ein kurzes Korridor-Briefing. Mit einem Berater sprechen.