Wenn der Zielarbeitgeber nicht selbst sponsern kann: die Genehmigung über einen Employer of Record

Ein Unternehmen, das einen Schweißer aus Nepal auf eine Baustelle in Polen holen will oder ein Lagerteam von den Philippinen in die Niederlande, stößt in dem Moment auf dieselbe Wand, in dem es das Formular für die Genehmigung liest. Die sponsernde Partei, die auf den meisten kombinierten EU-Arbeitsgenehmigungen genannt ist, muss ein inländischer rechtlicher Arbeitgeber sein, also ein im Zielstaat eingetragenes Unternehmen mit Steuernummer und Sozialversicherungskonto. Ein ausländisches Unternehmen ohne eigene Gesellschaft vor Ort kann seinen Namen nicht in diese Zeile schreiben. Die Genehmigung, die es braucht, um die Einstellung rechtssicher zu machen, ist also genau die, die es strukturell gar nicht halten kann. Ein Employer of Record löst das, indem er im Zielland zum rechtlichen Arbeitgeber wird und die Genehmigung sponsert, während das Unternehmen, das die Arbeit tatsächlich anleitet, Auftraggeber bleibt. Dieser Beitrag zeigt, wann dieser Weg greift, wie er die Sponsorpflicht erfüllt und wo er an seine Grenzen stößt.

Warum die Genehmigung überhaupt einen inländischen Arbeitgeber braucht

Hinter den kombinierten Aufenthalts- und Arbeitsdokumenten, die die meisten Mitgliedstaaten heute ausstellen, steht die EU-Richtlinie über die kombinierte Erlaubnis (Single Permit Directive). Sie reicht von der kroatischen jedinstvena dozvola über die tschechische zamestnanecka karta bis zur niederländischen GVVA. Jede dieser Genehmigungen wird auf Grundlage eines konkreten Stellenangebots eines bestimmten Arbeitgebers erteilt, und dieser Arbeitgeber ist die Partei, die die Ausländerbehörde in die Verantwortung nimmt. Er unterschreibt den Vertrag, führt die Lohnabrechnung durch, zahlt die Sozialbeiträge und steht der Arbeitsaufsicht Rede und Antwort, wenn das Beschäftigungsverhältnis nicht dem entspricht, was die Akte behauptet. Nichts davon funktioniert, wenn der genannte Arbeitgeber im Land gar nicht präsent ist. Die Behörde hat nichts zu registrieren, keine Lohnabrechnung zu prüfen und niemanden in ihrem Zuständigkeitsbereich, den sie zur Rechenschaft ziehen könnte.

Die Regel ist also keine Formalität. Sie ergibt sich aus dem Zweck der Genehmigung selbst. Was es wirklich heißt, einen Mitarbeiter als EU-Zielarbeitgeber zu sponsern geht die Pflichten durch, die an der sponsernden Partei hängen, und jede einzelne davon setzt eine eingetragene lokale Gesellschaft voraus.

Die zwei Wege, inländischer Arbeitgeber zu werden

Ein Unternehmen, dem eine Gesellschaft im Zielstaat fehlt, hat zwei Möglichkeiten, an eine zu kommen. Es kann sich eine eigene aufbauen oder sich eine leihen.

Eine eigene aufzubauen heißt, eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung zu gründen: das Unternehmen eintragen, ein Steuerkonto eröffnen, sich beim Sozialversicherungsträger anmelden und in manchen Staaten zusätzlich noch den Sponsorstatus erwerben. Das ist ein echtes Unterfangen. Es kann eine erhebliche Summe kosten und Monate dauern, bevor auch nur ein einziger Genehmigungsantrag gestellt werden kann, und es bringt laufende Buchhaltungs- und Meldepflichten mit sich, solange die Gesellschaft besteht. Für ein Unternehmen, das eine Handvoll Arbeitskräfte vermitteln will oder das erst einmal testet, ob ein Korridor funktioniert, bevor es sich festlegt, wiegt die Gesellschaft schwerer als die Einstellung selbst.

Sich eine zu leihen heißt, einen Employer of Record einzusetzen. Der EOR ist im Zielstaat bereits eingetragener Arbeitgeber. Er hat die Steuernummer, das Sozialversicherungskonto und, wo erforderlich, die Sponsorregistrierung schon vorliegen. Er wird zum rechtlichen Arbeitgeber des Mitarbeiters und sponsert die Genehmigung in seinem eigenen Namen. Das auftraggebende Unternehmen behält die geschäftliche Beziehung und leitet die tägliche Arbeit an, steht aber nicht auf der Genehmigung.

Wie die EOR-Struktur die Sponsorpflicht erfüllt

Sind die Rollen einmal klar, ist die Mechanik unkompliziert. Der EOR unterschreibt den lokalen Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter. Er führt die Lohnabrechnung vor Ort und zahlt die Steuern und Sozialbeiträge, die der Zielstaat verlangt. Er stellt den Antrag auf die Arbeits- oder kombinierte Genehmigung als sponsernder Arbeitgeber und trägt die damit verbundenen Sponsorpflichten. Das auftraggebende Unternehmen zahlt dem EOR ein Honorar, das das Gehalt plus die Kosten des EOR deckt, und weist den Mitarbeiter in der eigentlichen Tätigkeit an.

Aus Sicht der Ausländerbehörde ist die Akte sauber. Es gibt einen eingetragenen inländischen Arbeitgeber mit einer Lohnabrechnung, die die Behörde prüfen kann, und einer Beitragsspur, der sie folgen kann. Die dreiseitige Konstellation dahinter ändert nichts an dem, was die Behörde auf der Genehmigung sieht. Genau darum geht es: Der EOR ist rechtlich ein echter Arbeitgeber, kein Arbeitgeber auf dem Papier.

Auch der EOR muss die Sponsorhürde nehmen

Ein EOR umgeht die Sponsoranforderungen nicht. Er verlagert sie auf eine Partei, die von vornherein darauf ausgelegt ist, sie zu erfüllen. In Staaten mit einem förmlichen Sponsorregister muss der EOR selbst anerkannter Sponsor sein, bevor er den Antrag stellen kann. Die Niederlande sind der klarste Fall. Die IND verlangt für mehrere Wege den Status als erkend referent, und ein EOR, der nicht in diesem Register steht, kann einen Mitarbeiter über diese Wege ebenso wenig sponsern wie ein auftraggebendes Unternehmen es könnte. Drittstaatsangehörige in den Niederlanden einstellen: erst der anerkannte Sponsor, dann die Gehaltsschwelle erklärt, warum diese Registrierung über den Weg entscheidet, bevor die Gehaltszahl überhaupt ins Spiel kommt.

Der praktische Fehlerfall ist hier sehr konkret. Ein Auftraggeber wählt einen EOR nach dem Preis aus, geht davon aus, dass der EOR überall in der EU sponsern kann, und stellt erst später fest, dass der EOR im Zielstaat gar keinen anerkannten Sponsorstatus hat. Die IND nimmt den Antrag auf die kombinierte Genehmigung von einer nicht anerkannten Partei nicht an. Die Akte wird weniger abgelehnt, als dass sie nie richtig eröffnet wird, und die Wochen, die in das Vorbereiten des Mitarbeiters geflossen sind, fließen ein zweites Mal hinein. Klären Sie den Sponsorstatus des EOR im konkreten Zielstaat, bevor irgendjemand etwas unterschreibt.

Was der EOR-Weg nicht ersetzt

Zwei Dinge werden oft mit diesem Weg verwechselt und sind doch etwas anderes. Das erste ist das Recht der Arbeitnehmerentsendung und der EU-internen Mobilität. Ist ein Mitarbeiter bereits in einem Mitgliedstaat rechtmäßig beschäftigt, kann er in bestimmten Fällen in einen anderen entsandt werden, um dort eine Dienstleistung zu erbringen, und zwar nach einem eigenen Regelwerk. Dieser Mechanismus erlaubt aber keine Neueinstellung eines Drittstaatsangehörigen, der noch nirgendwo in der EU rechtmäßig arbeitet. Für den Schweißer, der noch in Nepal ist, ist die Entsendung keine Abkürzung um die Genehmigung im Zielland herum. Eine Genehmigung im Zielland bleibt erforderlich, und der EOR-Weg ist eine Möglichkeit, sie zu bekommen.

Das zweite ist die Vorstellung vom EOR als Mittel, die Arbeitsmarktprüfung oder eine Quote zu umgehen. Der EOR sponsert die Genehmigung, aber die Genehmigung bleibt dieselbe Genehmigung. Sieht der Weg eine Arbeitsmarktprüfung vor, greift die Prüfung weiterhin. Führt der Staat eine Quote, sitzt auch die Akte des EOR darin. Die Struktur löst das Problem der fehlenden Gesellschaft, nicht die inhaltlichen Voraussetzungen des Aufenthaltsrechts. Die kombinierte Erlaubnis, erklärt legt dar, welche Bedingungen an der Genehmigung hängen, unabhängig davon, wer sie sponsert.

Ein Hinweis, den man klar aussprechen sollte: Nicht jeder Mitgliedstaat behandelt die dreiseitige EOR-Beschäftigung bei der Sponsorrolle gleich, und manche schränken sie ein. Prüfen Sie die Rechtslage im konkreten Zielstaat, bevor Sie einen Korridor auf dieser Struktur aufbauen, statt anzunehmen, dass das, was in einem EU-Land gilt, auch im nächsten gilt.

Wo Werklist ins Bild kommt

Werklist gewinnt und vermittelt Fachkräfte und Arbeitskräfte aus Nepal, Indien, von den Philippinen und aus dem Westbalkan an EU-Arbeitgeber. Hat ein Zielarbeitgeber keine eigene Gesellschaft im Zielstaat, übernehmen wir die Suche und das Screening und steuern den Korridor, während Genehmigung und lokale Lohnabrechnung bei einer sponsernden Einheit liegen, die genau dafür gebaut ist. Wenn Sie für ein bestimmtes Land und eine bestimmte Rolle abwägen, ob Sie eine eigene Gesellschaft aufstellen oder über einen EOR sponsern sollen, schicken Sie uns das Briefing, und wir zeichnen den Weg, bevor Sie sich festlegen. Mit einem Berater sprechen.