ΑΜΚΑ, ΑΦΜ και απογραφή στον e-ΕΦΚΑ μετά την άφιξη εργαζομένου τρίτης χώρας

Μετά την άφιξη, ο εργαζόμενος τρίτης χώρας χρειάζεται τρεις αριθμούς πριν δουλέψει την πρώτη του βάρδια: ΑΜΚΑ από ΚΕΠ ή γραφείο ΑΜΚΑ, ΑΦΜ από την ΑΑΔΕ και απογραφή στο Μητρώο Ασφαλισμένων του e-ΕΦΚΑ. Είναι τρεις χωριστές διαδικασίες σε τρεις φορείς, όχι μία αίτηση.

Ο ΑΜΚΑ και τα δικαιολογητικά του

Σύμφωνα με το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών ΜΙΤΟΣ, η απόδοση ΑΜΚΑ σε πολίτη τρίτης χώρας γίνεται σε ΚΕΠ ή σε γραφείο ΑΜΚΑ των φορέων κοινωνικής ασφάλισης. Ο ΑΜΚΑ τηρείται από την ΗΔΙΚΑ και είναι ο αριθμός με τον οποίο ο εργαζόμενος υπάρχει στο σύστημα υγείας και ασφάλισης.

Ο φάκελος ζητά διαβατήριο σε ισχύ και έγγραφο νόμιμης εισόδου και διαμονής, ή άδεια διαμονής σε ισχύ. Το ΜΙΤΟΣ προβλέπει επίσης ειδικές περιπτώσεις απόδοσης ΑΜΚΑ για κατόχους άδειας της παρ. 4 του άρθρου 134 του ν. 5038/2023 και της παρ. 2 του άρθρου 19Α του ν. 4251/2014. Αν ο εργαζόμενος εμπίπτει σε μία από αυτές, αξίζει να αναφερθεί ρητά στο ΚΕΠ, γιατί ο υπάλληλος ακολουθεί διαφορετική ροή.

Δύο σημεία κοστίζουν χρόνο στην πράξη. Το πρώτο είναι η ακριβής γραφή του ονόματος. Το λατινικό όνομα του διαβατηρίου πρέπει να μεταφέρεται με τον ίδιο τρόπο σε ΑΜΚΑ, ΑΦΜ και σύμβαση, αλλιώς οι τρεις εγγραφές δεν ταιριάζουν και η απογραφή κολλάει. Το δεύτερο είναι η διεύθυνση κατοικίας, που πρέπει να είναι πραγματική και σταθερή, επειδή πάνω της στηρίζονται και άλλες διαδικασίες, όπως περιγράφεται στον οδηγό για το κατάλυμα εργαζομένων τρίτων χωρών.

ΑΦΜ και απογραφή στον e-ΕΦΚΑ

Ο ΑΦΜ αποδίδεται από την ΑΑΔΕ και αφορά τη φορολογική υπόσταση του εργαζομένου. Χωρίς αυτόν δεν εκδίδεται μισθοδοσία και δεν παρακρατείται φόρος. Είναι ξεχωριστός αριθμός από τον ΑΜΚΑ και δεν προκύπτει αυτόματα από αυτόν.

Η απογραφή στο Μητρώο Ασφαλισμένων του e-ΕΦΚΑ για μισθωτούς υπηκόους τρίτων χωρών είναι, κατά το ΜΙΤΟΣ και τον ίδιο τον e-ΕΦΚΑ, διαδικασία διακριτή από την έκδοση ΑΜΚΑ. Πολλοί εργοδότες θεωρούν ότι ο ΑΜΚΑ απόγραψε τον εργαζόμενο. Δεν το κάνει. Η απογραφή είναι εκείνη που δημιουργεί τη σχέση ασφαλισμένου και του επιτρέπει να εμφανιστεί σε Αναλυτική Περιοδική Δήλωση.

Γιατί η σειρά είναι ολόκληρη η δουλειά

Η αλυσίδα σπάει πάντα στο ίδιο σημείο. Χωρίς ΑΜΚΑ και απογραφή ο εργοδότης δεν υποβάλλει έγκυρα ΑΠΔ και δεν ενεργοποιεί ψηφιακή κάρτα εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Ο εργαζόμενος βρίσκεται στον χώρο, η βάρδια δουλεύεται, αλλά καμία καταγραφή δεν υπάρχει. Στον έλεγχο αυτό δεν διαβάζεται ως καθυστέρηση χαρτιών, διαβάζεται ως αδήλωτη εργασία, με τις συνέπειες που περιγράφει ο οδηγός για την ψηφιακή κάρτα εργασίας.

Ένα ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα βοηθά τον προγραμματισμό. Ο ΑΜΚΑ αποδίδεται συνήθως αυθημερόν στο ΚΕΠ όταν ο φάκελος είναι πλήρης. Ο ΑΦΜ ακολουθεί μέσα σε λίγες εργάσιμες. Η απογραφή στον e-ΕΦΚΑ γίνεται στη συνέχεια και πριν την πρώτη μισθοδοσία. Ένα περιθώριο πέντε έως δέκα εργάσιμων ημερών από την άφιξη μέχρι την πρώτη δηλωμένη βάρδια είναι συντηρητικό και σπάνια αποδεικνύεται περιττό. Το κόστος εδώ δεν είναι παράβολο αλλά χρόνος προσωπικού, και συνυπολογίζεται στο κόστος πρόσληψης.

Δύο πρακτικές μειώνουν τα λάθη. Η πρώτη είναι να συνοδεύει εκπρόσωπος της επιχείρησης τον εργαζόμενο στο ΚΕΠ με πλήρη φάκελο, αντί να τον στέλνει μόνο του με ελλιπή δικαιολογητικά. Η δεύτερη είναι να κρατείται ένα αντίγραφο κάθε αποδεικτικού, ΑΜΚΑ, ΑΦΜ και βεβαίωση απογραφής, στον φάκελο του εργαζομένου, ώστε ο έλεγχος να μην απαιτεί αναζήτηση σε τρία συστήματα.

Ο εργαζόμενος από την πλευρά του χρειάζεται μια σύντομη εξήγηση για το τι είναι κάθε αριθμός. Ο ΑΜΚΑ ανοίγει την πρόσβαση σε γιατρό και φάρμακο, ο ΑΦΜ εμφανίζεται στη μισθοδοσία και η απογραφή είναι εκείνη που μετρά τα ένσημα. Όταν αυτά ειπωθούν μία φορά με σαφήνεια, οι επόμενες διαδικασίες, από τη φορολογική δήλωση μέχρι την ανανέωση της άδειας, προχωρούν χωρίς παρεξηγήσεις.

Η διαδικασία που προηγείται της άφιξης περιγράφεται στον οδηγό για τη μετάκληση Ε.4. Οι τρεις αριθμοί είναι η συνέχειά της μέσα στην Ελλάδα και το σημείο όπου ο εργαζόμενος αποκτά υπόσταση απέναντι στο κράτος. Περισσότερα για τις υποχρεώσεις της επιχείρησης υπάρχουν στη σελίδα για εργοδότες.