Kontroll av rätten att arbeta i EU: dokumentkontrollerna som håller arbetsgivaren utanför domstol

I EU är det ingen pappersmiss att anställa en tredjelandsmedborgare utan giltigt arbetstillstånd. Det är precis den förseelse sanktionsdirektivet (2009/52/EG) skrevs för att straffa, och ansvaret ligger hos arbetsgivaren, inte hos arbetstagaren och inte hos förmedlaren. Direktivet ålägger arbetsgivaren att kontrollera att arbetstagaren har ett giltigt uppehålls- eller arbetstillstånd innan anställningen börjar, och att spara en kopia av dokumentet så länge jobbet pågår. Hoppa över kontrollen, eller låt en arbetstagare gå kvar efter att tillståndet löpt ut, och exponeringen sträcker sig till administrativa sanktionsavgifter och ansvar för retroaktiv lön. I flera stater betyder det dessutom uteslutning från offentliga kontrakt. Det här är operatörens bild av vad en arbetsgivare i EU ska kontrollera vid introduktionen. Den täcker var kontrollerna brister, och varför ett dokument som ser giltigt ut på pappret ändå kan dra dig inför domstol.

Direktivet sätter plikten, medlemsstaten sätter detaljen

Sanktionsdirektivet är ett golv, inte en enhetlig regelbok. Det kräver att varje arbetsgivare i EU gör tre saker innan en tredjelandsmedborgare börjar: skaffar ett giltigt uppehållstillstånd eller annat tillstånd att vistas i landet, kontrollerar att det täcker just det aktuella arbetet och behåller en kopia eller notering om det under anställningstiden, tillgänglig för inspektörer. Det kräver också att arbetsgivaren anmäler anställningens början till behörig myndighet inom en period som varje stat bestämmer.

Vad direktivet inte gör är att harmonisera sanktionerna eller bevarandetiden. Varje medlemsstat överför skyldigheterna till sin egen lag. Den sätter egna avgifter och avgör hur länge dokumentkopian ska sparas. Den sista punkten bestäms per stat, och du bör bekräfta siffran för landet där arbetsplatsen ligger i stället för att anta att det finns en enda EU-siffra. Plikten att kontrollera är densamma överallt. Sanktionens och registreringens aritmetik är lokal.

Ett giltigt tillstånd är inget tillstånd att arbeta hos dig

Den dyraste feltolkningen vid introduktionen är att behandla ett uppehålls- eller arbetstillstånd som en allmän licens. I de flesta medlemsstater är det kombinerade tillståndet, och de kombinerade arbets- och uppehållstillstånd som föregick det, knutna till en viss arbetsgivare och ett visst jobb. Ett tillstånd utfärdat för en svetsare på ett företag ger inte den arbetstagaren rätt att börja hos dig. Den namngivna arbetsgivaren på dokumentet är en del av det som gör det giltigt.

Kontrollen går alltså vidare från ”är tillståndet äkta och i tid” till ”namnger tillståndet den här arbetsgivaren och det här jobbet”. En arbetstagare som kommer med ett giltigt tillstånd knutet till en tidigare arbetsgivare är, för dina syften, en arbetstagare utan tillstånd till dess att ett nytt eller ändrat tillstånd utfärdats. Hur ett dokument kan bära både uppehållsrätten och arbetsrätten, och varför skillnaderna mellan staterna spelar roll, beskrivs i kombinerat tillstånd, förklarat. Vissa stater går längre och villkorar anställningen på arbetsgivarens egen status innan något tillstånd alls utfärdas, den logik om erkända referenter som behandlas i den nederländska GVVA.

Giltighetstiden är fällan som gör en laglig arbetstagare olaglig över natten

Ett tillstånd löper på en frist. Den dag fristen går ut blir en arbetstagare som var laglig, i direktivets ögon, en tredjelandsmedborgare som arbetar utan tillstånd, och arbetsgivaren som fortsätter betala lön är den som begår förseelsen. Direktivet bygger inte in någon respit för en arbetsgivare som helt enkelt tappade bort datumet.

Det är här dokumentkontroller upphör att vara en engångsuppgift vid introduktionen och blir en stående skyldighet. Varje tillstånd i böckerna behöver ett noterat slutdatum och en förnyelseperiod markerad i god tid före, eftersom förnyelser inte går på ett ögonblick och ansökan ofta ska lämnas in medan det gällande tillståndet fortfarande är giltigt. Det konkreta felläget är vardagligt och vanligt: ett tillstånd löper ut, förnyelsen lämnades in för sent eller inte alls, en inspektion kommer, och arbetsgivaren befinns ha haft en olagligt anställd arbetstagare under glappet. Det är inte arbetstagaren som får böterna. Försvaret är ett register som följer varje tillstånds slutdatum och förnyelsedatum och som stoppar lönekörningen vid ett tillstånd som inte förnyats.

Hur följderna faktiskt ser ut

Direktivet kräver att medlemsstaterna påför ekonomiska sanktioner som skalar med antalet arbetstagare, återkräver kostnaderna för eventuell återvändandeprocess och gör arbetsgivaren ansvarig för utestående ersättning, inklusive lön, sociala avgifter och skatt som arbetstagaren borde ha fått. Flera stater, bland dem Tyskland och Irland, tar ut administrativa avgifter och kan stänga ute en arbetsgivare som brister från framtida sponsring eller från offentlig upphandling. För ett bolag som lever på offentliga kontrakt är uteslutningen ett tyngre slag än avgiften i sig.

Ansvaret för retroaktiv lön förtjänar en egen rad. Befinns en arbetstagare ha varit olagligt anställd förutsätter lagen i regel ett anställningsförhållande av minst en viss längd och låter arbetsgivaren betala lönen för den tiden, på den nivå det lagliga jobbet skulle ha gett. En arbetsgivare som underbetalat en papperslös arbetstagare kan få betala hela den lagliga lönen i efterskott, plus avgifterna, plus sanktionen. Den billiga rekryteringen blir den dyra.

Ursprungssidan är där ett rent ärende börjar

Kontrollen blir lättare när dokumentet som kommer till introduktionen sattes ihop rätt vid källan. På ursprungssidan är utresan från flera länder i sig reglerad. Filippinerna, genom Department of Migrant Workers (DMW), och Nepal, genom Department of Foreign Employment (DOFE), kräver att anställningsavtalet attesteras av arbetsattachén eller ambassaden innan en arbetstagare lagligt kan resa ut. Ett avtal som aldrig passerade det steget ger en arbetstagare vars papper ser tunna ut vid en kontroll.

Samma logik gäller kvalifikationer. För ett reglerat yrke ställer destinationen två frågor: får den här personen arbeta här, och är den här personen erkänd för att utföra det här arbetet. Erkännandet inleds på ursprungssidan långt innan tillståndet utfärdas. Den bredare kedjan av vem som ska göra vad, och i vilken ordning, kartläggs i efterlevnadskedjan som avgör anställningen.

Bygg in kontrollen i introduktionen, inte efter den

Den kontroll arbetsgivaren äger går att koka ner till en kort, upprepbar rutin. Bekräfta att tillståndet är äkta och i tid. Bekräfta att det namnger ditt bolag och det jobb du erbjuder. Notera slutdatum och förnyelseperiod, och lägg ett hårt stopp på lönekörningen efter det. Behåll kopian den tid din medlemsstat kräver. Anmäl till behörig myndighet inom det fönster den sätter. Gjord före första passet är rutinen billig. Gjord efter en inspektion är den skillnaden mellan ett rent ärende och ett mål.

Werklist sköter ursprungssidan av detta åt arbetsgivare i EU från Zagreb, Sarajevo, Belgrad, Katmandu, Mumbai och Dubai, så att avtalet är attesterat och tillståndet namnger rätt arbetsgivare innan arbetstagaren kommer. Planerar du en placering och vill ha kontrollrutinen anpassad till din arbetsplats och ditt yrke? Skicka ett korridorunderlag. Prata med en konsult.