Anställningspolicy
Werklist förmedlar arbete för kandidater och arbetsgivare i EU, i sydöstra Europa, i Asien, i Mellanöstern och i Latinamerika. Den här policyn är ramen för hela rekryteringsprocessen.
1.Inledning och tillämpningsområde
Den här anställningspolicyn (nedan ”policyn”) gäller alla kandidater som använder Werklists tjänster, oavsett ursprungsland och oavsett i vilket land de söker arbete. Genom att använda tjänsterna, via webbplatsen, e-post, partner eller någon annan kanal, bekräftar kandidaten att hen har läst, förstått och godtagit policyns bestämmelser.
Personuppgiftsansvarig
WERKLIST DOO · Svetozara Radojčića 80V, 11050 Belgrad (Zvezdara), Republiken Serbien
E-post: fran@werklist.com · Skattenummer (PIB): 115344942
2.Definitioner
- Kandidat
- En fysisk person som söker ett jobb via Werklist eller på annat sätt använder företagets förmedlingstjänster.
- Arbetsgivare
- En juridisk eller fysisk person som söker arbetskraft till lediga tjänster genom Werklist.
- Förmedling
- Tjänsten att föra samman kandidater och arbetsgivare så att ett anställningsförhållande kan uppstå.
- Uthyrning av arbetskraft
- Bemanningsarbete där Werklist är formell arbetsgivare för den uthyrda arbetstagaren, som utför sina uppgifter under kundföretagets ledning och till dess nytta.
- Ansökan
- Inlämnande av CV, personligt brev och underlag i anställningssyfte.
- Personuppgifter
- Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person.
- Behandling
- Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter: insamling, registrering, lagring, användning, delning och radering.
- Tillämpliga regler
- Serbisk lag, GDPR, den serbiska lagen om skydd av personuppgifter (ZZPL) och övriga tillämpliga nationella och internationella regler om dataskydd, arbetsrätt och anställning.
3.Tjänster
Inom ramen för sin förmedling erbjuder Werklist kandidater:
- Förmedling till arbetsgivare i Sverige och utomlands
- Hjälp med CV, personligt brev och en komplett ansökan
- Information om arbetsvillkor, lönenivåer, förmåner och karriärvägar
- Samordning av intervjuer på plats och på distans
- Hjälp med arbetstillstånd, uppehållstillstånd för arbete och visum
- Organisering av resan till landet där arbetet finns
- Hjälp att hitta ett lämpligt boende
- Stöd vid etableringen: språkkurser, kulturell anpassning, myndighetskontakter
- Förmedling i kontakten med arbetsgivaren efter anställningen
- Löpande stöd under hela anställningsförhållandet
Kostnadsfritt för kandidater
Alla förmedlingstjänster är kostnadsfria för kandidaten, i varje skede. Om någon som utger sig för att företräda Werklist begär betalning, anmäl det genast till branimir@werklist.com.
4.Kategorier av personuppgifter vi samlar in
4.1Identitetsuppgifter
- Förnamn och efternamn
- Födelsedatum och födelseort
- Kön
- Medborgarskap
- Pass eller nationellt id-kortsnummer
- Foto (från CV, pass eller inskickat separat)
4.2Kontaktuppgifter
- E-postadress
- Telefonnummer, inklusive WhatsApp och Viber
- Postadress i ursprungslandet
- Postadress i landet där arbetet finns (när det är aktuellt)
4.3Yrkesuppgifter
- CV och personligt brev
- Utförlig anställningshistorik och tidigare erfarenhet
- Kvalifikationer, intyg, examensbevis och licenser
- Språkkunskaper, även i språket i landet där arbetet finns
- Tekniska färdigheter som är relevanta för den sökta tjänsten
- Rekommendationer och referenser från tidigare arbetsgivare
4.4Anställningshandlingar
- Kopia av giltigt pass eller nationellt id-kort
- Arbetstillstånd eller de handlingar som krävs för att få ett
- Läkarintyg, bara när lagen kräver det för tjänsten eller landet
- Utdrag ur belastningsregistret, bara när det krävs för tjänsten eller landet
4.5Önskemål om anställning
- Önskade tjänster, branscher och sektorer
- Förväntningar på lön och förmåner
- Möjlig starttid
- Önskemål om arbetsort och boende
- Vilja att flytta och geografisk flexibilitet
5.Varför vi behandlar personuppgifter
Kandidatens uppgifter behandlas uteslutande för följande ändamål:
- Bedömning av ansökan: att bedöma kvalifikationer, erfarenhet och lämplighet för lediga tjänster.
- Kontakt med arbetsgivare: att hitta och presentera passande möjligheter.
- Administration: att förbereda ansökningar om arbetstillstånd, uppehållstillstånd och visum.
- Logistik: att ordna resa och boende i landet där arbetet finns.
- Samordning av rekryteringen: att driva processen tillsammans med arbetsgivaren.
- Kommunikation: att hålla kandidaten informerad om status, möjligheter och nyheter.
- Stöd efter anställningen: etablering, boende, språklig anpassning och problemlösning.
- Rättsliga skyldigheter: skyldigheter gentemot myndigheter enligt tillämpliga regler.
- Dokumentation: att föra de register över förmedlingen som lagen kräver.
- Förbättring av tjänsterna: analys enbart på anonymiserade eller sammanställda uppgifter.
6.Rättslig grund
6.1Fullgörande av avtal
Artikel 6.1 b GDPR och artikel 12.1.2 ZZPL RS. Behandlingen är nödvändig för att leverera de förmedlingstjänster kandidaten har begärt, inklusive bedömning, kontakt med arbetsgivare och samordning av rekryteringen.
6.2Rättslig förpliktelse
Artikel 6.1 c GDPR och artikel 12.1.3 ZZPL RS. Behandlingen uppfyller skyldigheter enligt arbetsrätt, migrationsrätt, förmedlingsregler och skatterätt i berörda jurisdiktioner.
6.3Samtycke
Artikel 6.1 a GDPR och artikel 12.1.1 ZZPL RS. För vissa åtgärder, som att dela kandidatens profil med en bestämd arbetsgivare eller skicka notiser om lediga tjänster, ber Werklist om uttryckligt samtycke. Kandidaten kan när som helst återkalla sitt samtycke, utan att det påverkar lagligheten i den behandling som redan har skett.
6.4Berättigat intresse
Artikel 6.1 f GDPR och artikel 12.1.6 ZZPL RS. I begränsad omfattning, för att förbättra tjänsterna och rekryteringsprocessen, med en löpande avvägning mot kandidaternas rättigheter och friheter.
8.Överföring av uppgifter till andra länder
Werklist arbetar globalt. Kandidatens uppgifter kan överföras mellan jurisdiktioner, alltid med en hög skyddsnivå.
8.1Inom EU och EES
Sker enligt GDPR, utan krav på ytterligare skyddsåtgärder.
8.2Inom Serbien
Sker i enlighet med den serbiska lagen ZZPL.
8.3Till tredjeland
- Standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen
- Konsekvensbedömning avseende dataskydd när det behövs
- Kryptering och säkra kommunikationskanaler
- Bedömning av skyddsnivån i mottagarlandet
- Ytterligare avtalsgarantier med mottagarna
8.4Regionala standarder vi följer
- EU och EES: GDPR
- Serbien: lagen om skydd av personuppgifter
- Filippinerna: Data Privacy Act of 2012 (RA 10173)
- Indien: Digital Personal Data Protection Act, 2023
- Nepal: EU:s skyddsnivå som lägsta nivå
- Latinamerika: nationell lag i Peru, Argentina och Colombia med EU:s nivå som golv
- Mellanöstern och Nordafrika: lokala regelverk
- Övriga jurisdiktioner: minst en nivå som motsvarar GDPR
9.Kandidatens skyldigheter
9.1Riktighet och äkthet
- Lämna riktiga, fullständiga, aktuella och sanningsenliga uppgifter
- Skicka in endast äkta och genuina handlingar
- Meddela Werklist om uppgifter, kvalifikationer eller förhållanden ändras
- Inte förfalska, ändra eller manipulera handlingar
9.2Aktivt samarbete
- Delta samvetsgrant i varje skede
- Svara i tid på frågor från Werklist och arbetsgivaren
- Komma till intervjuer eller avboka i god tid med giltigt skäl
- Genast meddela Werklist om intresset upphör eller om ett annat erbjudande antas
9.3Regelefterlevnad
- Följa lagen både i landet där arbetet finns och i ursprungslandet
- Skaffa alla nödvändiga arbetstillstånd och uppehållstillstånd i tid
- Hålla sig till villkoren i de tillstånd som utfärdats
- Anmäla varje ändrad status till myndigheterna inom lagstadgad tid
10.Ansökan och rekrytering
Rekryteringen som Werklist förmedlar går i följande steg:
- Ansökan. Kandidaten skickar in CV och underlag.
- Kontroll och bedömning. Werklist bedömer kvalifikationer, erfarenhet och lämplighet.
- Presentation för arbetsgivaren. Efter uttryckligt samtycke presenteras profilen för de arbetsgivare som matchar.
- Intervju. Werklist samordnar intervjun, på plats eller på distans.
- Erbjudande. Vid urval lämnar arbetsgivaren ett formellt erbjudande med arbetsvillkoren.
- Handlingar. Werklist hjälper till att ta fram och lämna in handlingar för tillstånd och visum.
- Resa. Werklist samordnar resan till landet där arbetet finns, när det är aktuellt.
- Arbetsstart. Kandidaten börjar arbeta och stödet fortsätter.
Werklist kan avsluta en ansökan i vilket skede som helst, utan skyldighet att ange skäl. Det påverkar inte kandidatens rättigheter enligt dataskyddsreglerna.
11.Kandidatens försäkran och följderna av oriktiga uppgifter
11.1Försäkran
Genom att ansöka försäkrar kandidaten uttryckligen att:
- Alla uppgifter är riktiga, fullständiga och sanningsenliga
- Alla kopior av handlingar är äkta och stämmer med originalen
- Hen har de kvalifikationer, intyg och licenser som anges
- Det inte finns några rättsliga hinder för anställning i landet där arbetet finns
- Hen har rätt att dela alla uppgifter som lämnas
11.2Följder
Om uppgifter visar sig vara oriktiga, ofullständiga eller vilseledande kan Werklist avbryta processen utan föregående varsel. Kandidaten kan bli ansvarig för den skada som uppstår. Arbetsgivaren kan avsluta anställningen enligt tillämplig lag. Tillstånd och rätten att vistas i landet kan gå förlorade. Kandidaten kan tas bort permanent ur databasen.
12.Anställningsvillkor
12.1Allmänna principer
- Werklist förmedlar och garanterar inte anställning; beslutet fattas av arbetsgivaren
- Arbetsvillkor, lön, förmåner och övriga rättigheter framgår av avtalet mellan kandidaten och arbetsgivaren
- Werklist är inte part i anställningsavtalet, utom vid uthyrning av arbetskraft
- Werklist ansvarar inte för arbetsgivarens beslut under eller efter rekryteringen
- Kandidaten kan tacka nej till ett erbjudande när som helst, utan att ange skäl
12.2Särskilda regler vid uthyrning av arbetskraft
- Werklist är formell arbetsgivare för den uthyrda arbetstagaren
- Arbetstagaren utför sina uppgifter under kundföretagets ledning och till dess nytta
- Lokala regler om bemanningsarbete gäller
- Den uthyrda arbetstagaren har rätt till samma villkor som jämförbara arbetstagare som kundföretaget anställt direkt
13.Boende och resa
13.1Boende
När Werklist hjälper till att ordna boende letar vi upp en lämplig bostad. De närmare villkoren, pris, hyrestid och standard, fastställs i ett separat avtal. Kandidaten ansvarar för att följa boendets ordningsregler. Werklist ansvarar inte för skicket på bostäder som ägs eller förvaltas av tredje part.
13.2Resa
När Werklist hjälper till att ordna resan samordnar vi det praktiska. Hur resekostnaderna fördelas mellan arbetsgivare och kandidat bestäms skriftligt i förväg. Kandidaten ansvarar för giltiga resehandlingar. Werklist ansvarar inte för förseningar, inställda avgångar eller ändringar som orsakas av tredje part eller force majeure.
14.Lagringstider
14.1Aktiva kandidater
Upp till 3 år efter den senaste aktiva kontakten, så att vi kan höra av oss om framtida möjligheter.
14.2Anställda kandidater
Minst 6 år efter anställningens slut, eller längre om arbetsrätten, skattereglerna eller socialförsäkringsreglerna i den berörda jurisdiktionen kräver det.
14.3Kandidater som inte gick vidare
Upp till 6 månader efter besked om utfallet, om inte kandidaten begär tidigare radering eller samtycker till längre lagring för framtida tjänster.
14.4Handlingar för tillstånd
Lagras enligt reglerna om migration, arbete och bosättning i den berörda jurisdiktionen.
14.5När tiden löper ut
När lagringstiden löper ut raderas personuppgifterna permanent eller anonymiseras grundligt, så att de inte går att knyta till en person igen.
15.Kandidatens rättigheter
Enligt GDPR och den serbiska lagen ZZPL har kandidaten rätt till:
- Tillgång: besked om behandlingen och en kopia av uppgifterna, med uppgift om ändamål, kategorier, mottagare och lagringstid.
- Rättelse: att felaktiga uppgifter rättas och ofullständiga uppgifter kompletteras.
- Radering: att uppgifterna raderas när de inte längre behövs, när samtycket återkallas eller på annan rättslig grund.
- Begränsning av behandlingen: begränsning i bestämda situationer, till exempel när riktigheten ifrågasätts.
- Dataportabilitet: att få uppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och föra över dem till en annan personuppgiftsansvarig.
- Invändning: att invända mot behandlingen, särskilt när den vilar på berättigat intresse.
- Återkallat samtycke: när som helst, enkelt och kostnadsfritt, utan att tidigare laglig behandling påverkas.
Skriv till branimir@werklist.com för att utöva en rättighet. Vi svarar inom 30 dagar. Är begäran komplicerad eller mycket omfattande kan vi förlänga tiden med upp till 60 dagar, och då meddelar vi kandidaten.
16.Säkerhetsåtgärder
16.1Tekniska
- Kryptering under överföring (SSL/TLS) och i lagring (AES-256 eller likvärdigt)
- Åtkomstkontroll med flerfaktorsautentisering och rollstyrd behörighet
- Löpande säkerhetsgranskningar, penetrationstester och uppdateringar
- Intrångsdetektering och intrångsskydd
- Regelbundna säkerhetskopior med återläsningstester
- Säkra kanaler för överföring av känsliga uppgifter
16.2Organisatoriska
- Åtkomst strikt efter behov i tjänsten
- Personuppgiftsbiträdesavtal med it-leverantörer och underbiträden
- Dokumenterad utbildning för all personal
- Formaliserad plan för hantering av incidenter
- Policy för rent skrivbord och låst skärm
- Regelbundna interna granskningar
17.Sekretess
17.1Kandidatens skyldigheter
- Hålla Werklists processer, metoder och rutiner konfidentiella
- Inte dela uppgifter om arbetsgivaren, villkoren eller erbjudandet med tredje part under processen
- Inte kontakta arbetsgivare direkt under förmedlingen utan skriftligt medgivande från Werklist i förväg
- Inte använda information från Werklist utanför rekryteringsprocessen
17.2Werklists skyldigheter
- Hålla alla personuppgifter om kandidaten konfidentiella
- Dela uppgifter med tredje part endast efter kandidatens uttryckliga samtycke i förväg eller när lagen kräver det
- Tillämpa de tekniska och organisatoriska åtgärderna i avsnitt 16
- Binda personal och samarbetspartner med lämpliga sekretessavtal
18.Lika möjligheter och förbud mot diskriminering
Werklist diskriminerar inte kandidater på grund av ras, hudfärg, etniskt ursprung, kön, könsidentitet, sexuell läggning, religion, övertygelse, politisk tillhörighet, nationellt eller socialt ursprung, ålder, funktionsnedsättning, hälsotillstånd, civilstånd eller familjesituation, fackligt medlemskap eller någon annan skyddad egenskap. Kandidater bedöms på kvalifikationer, kompetens, erfarenhet och lämplighet. Om en medarbetare hos Werklist bryter mot den här principen är det ett allvarligt tjänstefel.
19.Ansvarsbegränsning
Werklist ansvarar inte för:
- Arbetsgivarens beslut om anställning, avslag på ansökningar eller uppsägningar
- Arbetsvillkor hos arbetsgivaren som avviker från det som avtalats eller presenterats tidigare
- Dröjsmål med tillstånd eller visum som beror på behöriga myndigheter
- Lagändringar som påverkar om anställningen är möjlig, dess villkor eller dess längd
- Skada till följd av oriktiga, felaktiga eller ofullständiga uppgifter från kandidaten
- Force majeure: pandemier, naturkatastrofer, krig, embargon, sanktioner, strejker och myndighetsbeslut
Oavsett det ovanstående arbetar Werklist i god tro för att hjälpa till att lösa problem som uppstår under eller efter rekryteringen.
20.Avslutande av tjänsterna
20.1Av kandidaten
När som helst, utan att ange skäl, kan kandidaten dra tillbaka en ansökan, begära radering av sina uppgifter (med förbehåll för lagstadgad lagring) eller sluta använda tjänsterna.
20.2Av Werklist
- Brott mot någon bestämmelse i den här policyn
- Oriktiga, förfalskade eller vilseledande uppgifter eller handlingar
- Sent eller otillräckligt samarbete
- Uppträdande som skadar Werklists anseende, affärsintressen eller relationer
- Uppträdande i strid med yrkesetiska normer
22.Skydd för visselblåsare
Werklist uppmanar kandidater, anställda och samarbetspartner att anmäla oegentligheter, brott mot policyn eller misstänkt verksamhet. Vi garanterar största möjliga sekretess kring identiteten, skydd mot repressalier, en snabb utredning och åtgärder när oegentligheter bekräftas.
Anmälningar går till branimir@werklist.com med ämnesraden ”Konfidentiellt, anmälan om oegentligheter”.
23.Tillämplig lag och tvistlösning
Den här policyn regleras av Republiken Serbiens lag, oberoende av lagvalsregler, om inte internationella regler eller bilaterala avtal kräver något annat. Tvister ska först försökas lösas i god tro och genom medling. Lyckas inte det är behörig domstol i Belgrad rätt forum. För kandidater som är konsumenter enligt tillämplig lag innebär detta inget avstående från rätten att väcka talan vid domstolen på hemorten.
24.Ändringar
Werklist kan uppdatera den här policyn för att spegla ändringar i lag, verksamhet eller interna rutiner. Uppdateringar gäller från det att de publiceras på webbplatsen eller meddelas kandidaterna direkt. Kandidater som är mitt i en rekrytering får besked om väsentliga ändringar via e-post. Att fortsätta använda tjänsterna efter publiceringen innebär att den uppdaterade policyn godtas. Den som inte godtar den kan sluta använda tjänsterna enligt avsnitt 20.
25.Slutbestämmelser
Den här policyn är upprättad på serbiska; vid avvikelse mellan en översättning och originalet gäller den serbiska versionen. Om någon bestämmelse skulle vara ogiltig eller omöjlig att göra gällande fortsätter övriga att gälla fullt ut. Rubrikerna är till för läsbarheten och påverkar inte tolkningen. Policyn är en integrerad del av förhållandet mellan Werklist och kandidaten.
26.Kontakt
WERKLIST DOO
Svetozara Radojčića 80V · 11050 Belgrad (Zvezdara) · Republiken Serbien
E-post: branimir@werklist.com