Verificarea dreptului de muncă pentru angajări în UE: controalele de documente care țin angajatorul departe de instanță

În UE, angajarea unui cetățean dintr-o țară terță fără autorizație de muncă valabilă nu este o simplă scăpare birocratică. Este exact fapta pe care Directiva privind sancțiunile aplicabile angajatorilor (2009/52/CE) a fost scrisă să o pedepsească, iar răspunderea cade pe umerii angajatorului, nu ai lucrătorului și nici ai agenției. Directiva obligă angajatorul să verifice că lucrătorul deține un permis de ședere sau o autorizație de muncă valabilă înainte de începerea raportului de muncă și să păstreze o copie a acelui document pe toată durata angajării. Dacă sari peste verificare sau ții un lucrător pe statul de plată după ce permisul a expirat, expunerea ajunge la amenzi administrative și la răspunderea pentru salarii restante. În mai multe state înseamnă și excluderea din contractele publice. Acesta este punctul de vedere al operatorului asupra a ceea ce trebuie să verifice un angajator dintr-o țară de destinație din UE la momentul integrării. Arată unde cedează verificările și de ce un document care pare valabil pe hârtie te poate duce, totuși, în instanță.

Directiva stabilește obligația, statul membru stabilește detaliile

Directiva privind sancțiunile aplicabile angajatorilor este un prag minim, nu un regulament uniform. Ea impune fiecărui angajator din UE să facă trei lucruri înainte ca un cetățean dintr-o țară terță să înceapă munca: să obțină un permis de ședere valabil sau o altă autorizație de ședere, să verifice că acesta acoperă munca în cauză și să rețină o copie sau o evidență a lui pe perioada angajării, la dispoziția inspectorilor. De asemenea, impune angajatorului să notifice autoritatea competentă cu privire la începerea raportului de muncă, într-un termen pe care fiecare stat îl stabilește.

Ce nu face directiva este să armonizeze sancțiunile sau perioada de păstrare. Fiecare stat membru transpune obligațiile în propria legislație. Își stabilește propriile amenzi și definește cât timp trebuie păstrată copia documentului. Acest ultim punct se fixează de la stat la stat, așa că ar trebui să confirmi cifra pentru țara în care se află locul de muncă, în loc să presupui o valoare unică la nivelul UE. Obligația de a verifica este aceeași peste tot. Aritmetica sancțiunii și a depunerii documentelor ține de legislația locală.

Un permis valabil nu este un permis de a lucra pentru tine

Cea mai costisitoare interpretare greșită la integrare este să tratezi un permis de ședere sau de muncă drept o licență generală. În majoritatea statelor membre, permisul unic și permisele combinate de muncă și ședere care l-au precedat sunt legate de un anumit angajator și de un anumit post. Un permis emis pentru un sudor la o companie nu autorizează acel lucrător să înceapă munca la tine. Angajatorul nominalizat pe document face parte din ceea ce îl face valabil.

Așadar, verificarea trece dincolo de întrebarea "este acest permis autentic și în termen" și ajunge la "numește acest permis acest angajator și acest post". Un lucrător care vine cu un permis valabil legat de un angajator anterior este, din punctul tău de vedere, un lucrător fără autorizație până la emiterea unui permis nou sau modificat. Mecanismul prin care un singur document poartă atât dreptul de ședere, cât și dreptul de muncă, și de ce contează diferențele dintre state, sunt explicate în permisul unic, pe înțelesul tuturor. Unele state merg mai departe și condiționează angajarea de statutul angajatorului însuși, înainte de emiterea oricărui permis, logica sponsorului recunoscut prezentată în permisul unic olandez GVVA.

Expirarea este capcana care transformă un lucrător legal în ilegal peste noapte

Un permis este un ceas. În ziua în care expiră, un lucrător care era legal devine, în ochii directivei, un cetățean dintr-o țară terță care lucrează fără autorizație, iar angajatorul care continuă să îl plătească este cel care comite fapta. Directiva nu prevede nicio perioadă de grație pentru un angajator care pur și simplu a pierdut șirul datei.

Aici controalele de documente încetează să mai fie o sarcină unică de integrare și devin o obligație permanentă. Fiecare permis aflat în evidență are nevoie de o dată de expirare consemnată și de o fereastră de reînnoire semnalată cu mult timp înainte de aceasta, fiindcă reînnoirile nu sunt instantanee, iar cererea trebuie deseori depusă cât timp permisul curent este încă valabil. Scenariul concret de eșec este banal și frecvent: un permis expiră, reînnoirea a fost depusă târziu sau deloc, vine o inspecție, iar angajatorul este găsit că a folosit un lucrător ilegal pe perioada respectivă. Nu lucrătorul este cel amendat. Apărarea este un registru care urmărește data de expirare și de reînnoire a fiecărui permis și oprește continuarea plății salariilor după un permis nereînnoit.

Cum arată consecințele în realitate

Directiva impune statelor membre să aplice sancțiuni financiare calculate în funcție de numărul de lucrători, să recupereze costurile oricărei returnări și să facă angajatorul răspunzător pentru remunerația restantă, inclusiv salariile, contribuțiile sociale și impozitele pe care lucrătorul ar fi trebuit să le primească. Mai multe state, printre care Germania și Irlanda, impun amenzi administrative și pot interzice unui angajator neconform sponsorizarea pe viitor sau accesul la achizițiile publice. Pentru o companie care depinde de contracte publice, excluderea este o lovitură mai grea decât amenda în sine.

Răspunderea pentru salariile restante merită un rând al ei. Dacă se constată că un lucrător a fost angajat ilegal, legea prezumă în general un raport de muncă cu o durată minimă stabilită și obligă angajatorul să plătească salariile datorate pentru aceasta, la nivelul pe care l-ar fi plătit postul legal. Un angajator care a subplătit un lucrător fără documente poate ajunge să plătească salariul legal integral, în arierate, plus contribuțiile, plus amenda. Angajarea ieftină devine cea scumpă.

Un dosar curat începe de partea de origine

Verificarea este mai ușoară atunci când documentul care ajunge la integrare a fost întocmit corect la sursă. La origine, plecarea la muncă din mai multe țări este, ea însăși, reglementată. Filipine, prin Department of Migrant Workers (DMW), și Nepal, prin Department of Foreign Employment (DOFE), cer atestarea contractului de muncă străin de către atașatul de muncă sau de către ambasadă înainte ca un lucrător să poată pleca legal. Un contract care nu a trecut niciodată prin acest pas produce un lucrător ale cărui acte par subțiri la o inspecție.

Aceeași logică se aplică și calificărilor. Pentru o meserie reglementată, țara de destinație pune două întrebări: poate această persoană să muncească aici și este această persoană recunoscută să facă această muncă. Recunoașterea se deschide de partea de origine, cu mult înainte de emiterea permisului. Lanțul mai larg al cine ce trebuie să facă și în ce ordine este descris în lanțul de conformitate al angajatorului care condiționează angajarea.

Integrează verificarea în onboarding, nu după el

Verificarea de care răspunde un angajator se reduce la o rutină scurtă și repetabilă. Confirmă că permisul este autentic și în termen. Confirmă că numește compania ta și postul pe care îl oferi. Consemnează expirarea și fereastra de reînnoire și pune un stop ferm pe plata salariilor după aceasta. Păstrează copia pe perioada cerută de statul tău membru. Notifică autoritatea competentă în termenul stabilit de aceasta. Făcută înainte de primul schimb, rutina aceasta este ieftină. Făcută după o inspecție, este diferența dintre un dosar curat și un dosar penal.

Werklist gestionează partea de origine a acestui proces pentru angajatorii din UE din Zagreb, Sarajevo, Belgrad, Kathmandu, Mumbai și Dubai, astfel încât contractul să fie atestat și permisul să numească angajatorul corect înainte ca lucrătorul să sosească. Dacă planifici o plasare și vrei rutina de verificare adaptată la locul tău de muncă și la meseria ta, trimite-ne un rezumat de coridor. Discută cu un consultant.