採用ポリシー
Werklistは、EU、南東ヨーロッパ、アジア、中東、中南米で、候補者と雇用主の間の職業紹介を行っています。本ポリシーは、採用の過程全体を規律する枠組みです。
1.はじめに・適用範囲
本採用ポリシー（以下「本ポリシー」）は、出身国や就職を希望する国にかかわらず、Werklistのサービスを利用するすべての候補者に適用されます。ウェブサイト、メール、提携先その他のいかなる経路であっても、サービスを利用した時点で、候補者は本ポリシーの規定を読み、理解し、同意したことを確認したものとします。
データ管理者
WERKLIST DOO · Svetozara Radojčića 80V, 11050 ベオグラード（ズヴェズダラ区）、セルビア共和国
メール：fran@werklist.com · 納税者番号（PIB）：115344942
2.定義
- 候補者
- Werklistを通じて求人に応募する自然人、またはその他の方法でWerklistの職業紹介サービスを利用する自然人をいいます。
- 雇用主
- Werklistを通じて欠員を補充する労働者を求める法人または自然人をいいます。
- 職業紹介
- 雇用関係を成立させるために、候補者と雇用主を結び付けるサービスをいいます。
- 労働者派遣
- Werklistが派遣労働者の形式上の雇用主となり、当該労働者が派遣先企業の指揮命令の下で、派遣先企業のために業務を行う形態の派遣就労をいいます。
- 応募
- 就職を目的として、履歴書、カバーレターおよび関連書類を提出することをいいます。
- 個人データ
- 識別された、または識別可能な自然人に関するあらゆる情報をいいます。
- 取扱い
- 個人データに対して行われるあらゆる操作（取得、記録、保存、利用、共有、削除）をいいます。
- 適用法令
- セルビア法、EU一般データ保護規則（GDPR）、セルビア個人データ保護法（ZZPL）、その他データ保護、労働および雇用に関して適用される国内外の規則をいいます。
3.サービス内容
Werklistは、職業紹介の一環として、候補者に次のサービスを提供します。
- 国内外の雇用主への職業紹介
- 履歴書、カバーレター、応募書類一式の作成支援
- 労働条件、給与水準、福利厚生、キャリアパスに関する情報提供
- オンラインおよび対面での面接の調整
- 就労許可、在留許可、査証（ビザ）の取得支援
- 就労先の国への渡航の手配
- 適切な住居探しの支援
- 生活適応の支援（語学講座、文化への適応、各種手続き）
- 採用後の雇用主とのやり取りの仲介
- 雇用期間中の継続的なサポート
候補者の費用負担なし
職業紹介サービスは、どの段階においても候補者は無料でご利用いただけます。Werklistの担当者を名乗る者から支払いを求められた場合は、直ちに branimir@werklist.com までご報告ください。
4.取得する個人データの種類
4.1本人確認情報
- 氏名
- 生年月日および出生地
- 性別
- 国籍
- 旅券番号または国民身分証番号
- 顔写真（履歴書や旅券から取得したもの、または別途提出されたもの）
4.2連絡先情報
- メールアドレス
- 電話番号（WhatsApp、Viberを含む）
- 出身国での住所
- 就労先の国での住所（該当する場合）
4.3職業に関する情報
- 履歴書およびカバーレター
- 詳細な職歴およびこれまでの経験
- 資格、証明書、卒業証書、免許
- 語学力（就労先の国の言語を含む）
- 応募する職種に関連する技能
- 以前の雇用主からの推薦および照会先
4.4就労に必要な書類
- 有効な旅券または国民身分証の写し
- 就労許可、またはその取得に必要な書類
- 医療関係の書類（職種または就労先の国で法令上必要な場合に限ります）
- 犯罪経歴証明書（職種または就労先の国で必要な場合に限ります）
4.5就職に関する希望
- 希望する職種、業界、分野
- 給与および福利厚生に関する希望
- 就業開始可能な時期
- 勤務地および住居に関する希望
- 転居の意思および勤務地の柔軟性
5.個人データを取り扱う目的
候補者のデータは、次の目的に限って取り扱います。
- 応募内容の評価：資格、経験、募集職種への適性を評価するため。
- 雇用主との橋渡し：適切な求人を見つけ、ご紹介するため。
- 事務手続き：就労許可、在留許可、査証の申請を準備するため。
- 渡航・住居の手配：就労先の国への渡航と住居を手配するため。
- 採用の調整：雇用主と協力して採用の過程を管理するため。
- 連絡：選考状況、求人、最新情報を候補者にお知らせするため。
- 採用後のサポート：生活適応、住居、言語面での適応、問題解決を支援するため。
- 法的義務：適用法令に基づく行政機関への義務を履行するため。
- 記録：法令で求められる職業紹介の記録を保管するため。
- サービスの改善：匿名化または集計したデータのみを用いて分析するため。
6.法的根拠
6.1契約の履行
GDPR第6条第1項(b)／ZZPL第12条第1項第2号。評価、雇用主とのやり取り、採用の調整を含め、候補者が求めた職業紹介サービスを提供するために取扱いが必要です。
6.2法的義務
GDPR第6条第1項(c)／ZZPL第12条第1項第3号。関係する法域の労働法、出入国管理法、職業紹介に関する法令、税法に基づく義務を履行するために取り扱います。
6.3同意
GDPR第6条第1項(a)／ZZPL第12条第1項第1号。特定の雇用主への候補者プロフィールの提供や求人のお知らせの送信など、特定の行為については、Werklistは明示的な同意を求めます。候補者はいつでも同意を撤回できます。撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。
6.4正当な利益
GDPR第6条第1項(f)／ZZPL第12条第1項第6号。サービスと採用の過程を改善するために、限られた範囲で取り扱います。その際は、候補者の権利および自由との均衡を継続的に検討します。
8.データの国際移転
Werklistは世界各地で事業を行っています。候補者のデータは法域をまたいで移転されることがありますが、いずれの場合も高い水準で保護します。
8.1EU／EEA域内
GDPRに基づいて行い、追加の保護措置は必要ありません。
8.2セルビア国内
セルビアのZZPLを遵守して行います。
8.3第三国への移転
- 欧州委員会が承認した標準契約条項
- 必要に応じたデータ保護影響評価
- 暗号化および安全な通信経路
- 移転先の国の十分性の評価
- 受領者との追加の契約上の保証
8.4遵守する地域別の基準
- EU／EEA：GDPR
- セルビア：個人データ保護法
- フィリピン：2012年データプライバシー法（共和国法第10173号）
- インド：2023年デジタル個人データ保護法
- ネパール：EUの保護基準を最低基準とします
- 中南米：ペルー、アルゼンチン、コロンビアの各国法に加え、EU基準を最低基準とします
- 中東・北アフリカ：各国の法的枠組み
- その他の法域：GDPRと同等の基準を最低基準とします
9.候補者の義務
9.1正確性と真正性
- 正確、完全、最新かつ真実のデータを提供すること
- 真正な書類のみを提出すること
- データ、資格、状況に変更があった場合はWerklistに知らせること
- 書類を偽造、改変、改ざんしないこと
9.2積極的な協力
- すべての段階に誠実に参加すること
- Werklistおよび雇用主からの問い合わせに期限内に回答すること
- 面接に出席すること、または正当な理由がある場合は速やかにキャンセルすること
- 関心がなくなった場合や他社の内定を受諾した場合は、直ちにWerklistに知らせること
9.3法令の遵守
- 就労先の国および出身国の法令を守ること
- 必要な就労許可と在留許可をすべて期限内に取得すること
- 交付された許可の条件を守ること
- 身分の変更は法定期限内に当局に届け出ること
10.応募と採用の流れ
Werklistを通じた採用は、次の段階で進みます。
- 応募. 候補者が履歴書と関連書類を提出します。
- 確認・評価. Werklistが資格、経験、適性を評価します。
- 雇用主への紹介. 事前に明示的な同意を得たうえで、条件の合う雇用主にプロフィールを紹介します。
- 面接. Werklistがオンラインまたは対面での面接を調整します。
- 内定. 採用が決まった場合、雇用主が労働条件を記載した正式な内定を出します。
- 書類手続き. Werklistが許可や査証のための書類の準備と提出を支援します。
- 渡航. 必要に応じて、Werklistが就労先の国への渡航の手配を調整します。
- 就業開始. 候補者が就業を開始し、その後も継続してサポートを受けます。
Werklistは、どの段階でも理由を示す義務を負うことなく応募をお断りすることがあります。これによって、候補者のデータ保護に関する権利が影響を受けることはありません。
11.候補者の保証と虚偽情報の結果
11.1保証
候補者は、応募することにより、次の事項を明示的に保証します。
- すべてのデータが正確、完全かつ真実であること
- 書類の写しがすべて真正であり、原本と一致していること
- 記載した資格、証明書、免許を保有していること
- 就労先の国での就労に法的な支障がないこと
- 提供したすべてのデータを共有する権限を有していること
11.2虚偽があった場合
虚偽、不完全または誤解を招くデータが判明した場合、Werklistは事前の通知なく手続きを終了することがあります。候補者は、これにより生じた損害について責任を負う場合があります。雇用主は、適用法令に基づき契約を解除することがあります。就労先の国での許可や在留資格を失う場合があります。候補者はデータベースから恒久的に削除される場合があります。
12.雇用条件
12.1基本原則
- Werklistは職業紹介を行うものであり、就職を保証するものではなく、採用の決定は雇用主が行います
- 労働条件、給与、福利厚生その他の権利は、候補者と雇用主の間の契約で定められます
- Werklistは、労働者派遣の場合を除き、雇用契約の当事者ではありません
- Werklistは、採用の過程中または採用後の雇用主の決定について責任を負いません
- 候補者は、理由を示すことなく、いつでも内定を辞退できます
12.2労働者派遣に関する特則
- Werklistは派遣労働者の形式上の雇用主となります
- 派遣労働者は、派遣先企業の指揮命令の下で、派遣先企業のために業務を行います
- 派遣就労に関する現地の規則が適用されます
- 派遣労働者は、派遣先企業に直接雇用されている同等の労働者と同等の条件を受ける権利を有します
13.住居と渡航
13.1住居
Werklistが住居の手配を支援する場合、適切な住居を探します。料金、期間、水準などの具体的な条件は、別途の合意で定めます。候補者は施設の規則を守る責任を負います。Werklistは、第三者が所有または管理する物件の状態について責任を負いません。
13.2渡航
Werklistが渡航の手配を支援する場合、その手配を調整します。費用の負担（雇用主または候補者）は、事前に書面で定めます。候補者は有効な渡航書類を用意する責任を負います。Werklistは、第三者または不可抗力による遅延、欠航、変更について責任を負いません。
14.保存期間
14.1登録中の候補者
今後の求人についてご連絡できるよう、最後にやり取りをした時点から最長3年間保存します。
14.2採用された候補者
雇用の終了後少なくとも6年間保存します。関係する法域の労働、税務、社会保障に関する規則でより長い期間が求められる場合は、その期間保存します。
14.3不採用となった候補者
結果の通知から最長6か月間保存します。ただし、候補者がそれより早い削除を求めた場合、または今後の求人のために保存期間の延長に同意した場合を除きます。
14.4許可関係の書類
関係する法域の出入国管理、労働、在留に関する規則に従って保存します。
14.5保存期間の満了時
保存期間が満了した個人データは、恒久的に削除するか、再識別ができないよう完全に匿名化します。
15.候補者の権利
候補者は、GDPRおよびセルビアのZZPLに基づき、次の権利を有します。
- アクセス権：取扱いの有無の確認と、目的、種類、受領者、保存期間の詳細を含むデータの写しを受け取る権利。
- 訂正権：不正確なデータを訂正し、不完全なデータを補完する権利。
- 消去権：データが不要になった場合、同意を撤回した場合、その他法的な理由がある場合に、データを削除させる権利。
- 取扱いの制限を求める権利：正確性に異議がある場合など、定められた状況で取扱いを制限させる権利。
- データポータビリティの権利：構造化され、一般的に利用され、機械で読み取れる形式でデータを受け取り、他の管理者に移転する権利。
- 異議を述べる権利：特に正当な利益に基づく取扱いについて、異議を述べる権利。
- 同意を撤回する権利：いつでも簡単に無料で同意を撤回できる権利。撤回前の適法な取扱いには影響しません。
権利を行使する場合は、branimir@werklist.com までご連絡ください。30日以内に回答します。請求が複雑な場合や件数が多い場合は、最長60日間延長することがあり、その際は候補者にお知らせします。
16.安全管理措置
16.1技術的措置
- 通信時（SSL／TLS）および保存時（AES-256またはこれと同等の方式）の暗号化
- 多要素認証と役割に基づく権限付与によるアクセス管理
- 定期的なセキュリティ監査、侵入テスト、修正プログラムの適用
- 不正侵入の検知と防止
- 定期的なバックアップと復旧テスト
- 機微なデータの送信に用いる安全な経路
16.2組織的措置
- 業務上知る必要がある者に厳格に限定したアクセス
- ITサービス提供者および再委託先とのデータ処理契約
- 全従業員を対象とした記録に残る研修
- 正式に定めたインシデント対応計画
- クリーンデスク・クリアスクリーンの方針
- 定期的な内部監査
17.秘密保持
17.1候補者の義務
- Werklistの業務プロセス、手法、手順の秘密を守ること
- 選考期間中、雇用主の情報、条件、内定の内容を第三者に開示しないこと
- 職業紹介の期間中、Werklistの事前の書面による同意なく雇用主に直接連絡しないこと
- Werklistから得た情報を採用の過程以外で使用しないこと
17.2Werklistの義務
- 候補者の個人データの秘密をすべて守ること
- 候補者の事前の明示的な同意がある場合、または法令で求められる場合に限り、第三者にデータを提供すること
- 第16条に定める技術的および組織的措置を講じること
- 従業員および協力者と適切な秘密保持契約を締結すること
18.機会均等と差別の禁止
Werklistは、人種、肌の色、民族的出身、性別、性自認、性的指向、宗教、信条、政治的所属、国籍または社会的出身、年齢、障害、健康状態、婚姻または家族の状況、労働組合への加入、その他保護される属性を理由として、候補者を差別しません。候補者は、資格、能力、経験、適性に基づいて評価されます。Werklistの従業員によるこの原則の違反は、重大な職務違反となります。
19.責任の制限
Werklistは、次の事項について責任を負いません。
- 雇用主による採用の決定、応募の不採用、契約の解除
- 事前に合意または提示した条件と異なる雇用主側の労働条件
- 所管官庁による許可や査証の取得の遅延
- 就労の実現可能性、条件または期間に影響する法改正
- 候補者が提供した虚偽、不正確または不完全な情報による損害
- 不可抗力（感染症の世界的流行、自然災害、戦争、禁輸、制裁、ストライキ、政府の措置）
上記にかかわらず、Werklistは、採用の過程中または採用後に生じた問題の解決に向けて、誠実に取り組みます。
20.サービスの終了
20.1候補者による終了
候補者は、理由を示すことなくいつでも、応募の取下げ、データの削除の請求（法定の保存義務の範囲を除きます）、サービスの利用の停止を行うことができます。
20.2Werklistによる終了
- 本ポリシーのいずれかの規定に違反した場合
- 虚偽、偽造または誤解を招くデータや書類を提出した場合
- 協力が遅れた場合、または不十分であった場合
- Werklistの評判、事業上の利益または取引関係を損なう行為があった場合
- 職業上および倫理上の基準に反する行為があった場合
22.内部通報者の保護
Werklistは、候補者、従業員、協力者に対し、不正、方針違反、疑わしい行為を報告するよう推奨しています。通報者の身元の最大限の秘匿、報復からの保護、迅速な調査、不正が確認された場合の是正措置を保証します。
通報は、件名を「Confidential: Reporting Irregularities（機密：不正の報告）」として branimir@werklist.com までお送りください。
23.準拠法と紛争解決
本ポリシーは、国際的な規則または二国間協定に別段の定めがある場合を除き、抵触法の規則にかかわらず、セルビア共和国の法律に準拠します。紛争が生じた場合は、まず誠実な協議と調停による解決を試みます。解決に至らない場合は、ベオグラードの管轄裁判所が管轄権を有します。ただし、適用法令上の消費者に該当する候補者が、自身の居住地の裁判所に訴えを提起する権利を放棄するものではありません。
24.改定
Werklistは、法令、事業または社内手続きの変更を反映するため、本ポリシーを改定することがあります。改定は、ウェブサイトへの掲載時、または候補者への直接の通知時に効力を生じます。選考中の候補者には、重要な変更をメールでお知らせします。掲載後もサービスを引き続き利用した場合は、改定後の本ポリシーに同意したものとみなします。同意しない候補者は、第20条に基づきサービスの利用を停止できます。
25.最終条項
本ポリシーはセルビア語で作成されており、翻訳との間に相違がある場合はセルビア語版が優先します。いずれかの規定が無効または執行不能と判断された場合でも、その他の規定は引き続き完全に効力を有します。各条の見出しは便宜上のものであり、解釈に影響しません。本ポリシーは、Werklistと候補者との関係の不可分の一部を構成します。