Проверка на правото на труд за наемане в ЕС: документната проверка, която пази работодателя от съда

В ЕС наемането на гражданин на трета държава без валидно разрешение за работа не е дребен пропуск в книжата. Точно това е нарушението, заради което е написана Директивата за санкции срещу работодателите (2009/52/ЕО), и отговорността тежи върху работодателя, не върху работника и не върху агенцията. Директивата задължава работодателя да провери, че работникът притежава валидно разрешение за пребиваване или за работа, преди заетостта да започне, и да пази копие от документа през целия срок на трудовото правоотношение. Пропуснете проверката или задръжте работник на работа след изтичането на разрешението, и излагате компанията на административни глоби и на отговорност за неизплатени възнаграждения. В няколко държави това означава и изключване от обществените поръчки. Това е операторският поглед върху онова, което всеки работодател в страна на ЕС трябва да провери при онбординг. Тук разглеждаме къде се проваля проверката и защо документ, който изглежда валиден на хартия, пак може да ви заведе в съда.

Директивата поставя задължението, държавата членка определя детайла

Директивата за санкции срещу работодателите е минимален праг, а не единен правилник. Тя изисква от всеки работодател в ЕС три неща, преди гражданин на трета държава да започне работа: да получи валидно разрешение за пребиваване или друго основание за престой, да провери, че то покрива конкретната работа, и да запази копие или запис от него за срока на заетостта, на разположение на инспекторите. Изисква също работодателят да уведоми компетентния орган за започването на заетостта в срок, който всяка държава определя сама.

Това, което директивата не прави, е да хармонизира санкциите или срока на съхранение. Всяка държава членка транспонира задълженията в собствения си закон. Тя определя своите глоби и решава колко дълго трябва да се пази копието от документа. Този последен момент е различен по държави и трябва да потвърдите конкретната стойност за страната на работното място, а не да приемате, че има едно общо число за целия ЕС. Задължението за проверка е едно и също навсякъде. Сметката на санкцията и подаването на уведомления са местни.

Валидното разрешение не е разрешение да работи за вас

Най-скъпото недоразумение при онбординг е разрешението за пребиваване или за работа да се възприема като обща лицензия. В повечето държави членки единното разрешение, а и предхождащите го комбинирани разрешения за работа и пребиваване, са обвързани с конкретен работодател и конкретна длъжност. Разрешение, издадено за заварчик в една компания, не дава право на този работник да започне при вас. Името на работодателя върху документа е част от това, което го прави валиден.

Затова проверката не спира на въпроса "истинско ли е разрешението и в срок ли е", а продължава до "посочва ли това разрешение точно този работодател и точно тази длъжност". Работник, който идва с валидно разрешение, обвързано с предишен работодател, за вашите цели е работник без разрешение, докато не бъде издадено ново или изменено разрешение. Как един документ носи едновременно правото на пребиваване и правото на работа и защо разликите между държавите имат значение, е разписано в единното разрешение, обяснено. Някои държави отиват по-далеч и обвързват наемането със собствения статут на работодателя още преди изобщо да се издаде разрешение, логиката на признатия спонсор, описана в нидерландското единно разрешение GVVA.

Изтичането е капанът, който за една нощ превръща законния работник в незаконен

Разрешението е часовник. В деня, в който изтече, работник, който е бил законен, се превръща в очите на директивата в гражданин на трета държава, който работи без разрешение, а работодателят, който продължава да му плаща, е този, който извършва нарушението. Директивата не предвижда никакъв гратисен период за работодател, който просто е изпуснал датата.

Тук документната проверка спира да бъде еднократна задача при онбординг и се превръща в постоянно задължение. За всяко разрешение в досиетата трябва да е записана дата на изтичане и да е сигнализиран прозорецът за подновяване доста преди нея, защото подновяванията не са моментни, а заявлението често трябва да се подаде, докато текущото разрешение още е валидно. Конкретният сценарий на провал е банален и чест: разрешение изтича, подновяването е подадено със закъснение или изобщо не е подадено, идва проверка и се установява, че работодателят е наемал незаконен работник за периода на пропуска. Глобата не отива при работника. Защитата е регистър, който проследява датата на изтичане и подновяване на всяко разрешение и спира заплатите да продължават след непродължено разрешение.

Как изглеждат последствията в действителност

Директивата изисква от държавите членки да налагат финансови санкции, скалирани спрямо броя на работниците, да възстановяват разходите по евентуално връщане в страната на произход и да правят работодателя отговорен за дължимите възнаграждения, включително заплати, социални осигуровки и данъци, които работникът е трябвало да получи. Няколко държави, сред които Германия и Ирландия, налагат административни глоби и могат да забранят на нарушаващ работодател бъдещото спонсорство или участието в обществени поръчки. За компания, която зависи от обществените поръчки, изключването е по-тежък удар от самата глоба.

Отговорността за неизплатени възнаграждения заслужава отделен ред. Ако се установи, че работник е бил нает незаконно, законът обикновено презумира трудово правоотношение с поне определена продължителност и задължава работодателя да плати дължимите за него заплати на нивото, на което законната длъжност би била платена. Работодател, който е подплащал работник без документи, може да се окаже принуден да изплати пълната законна заплата със задна дата, плюс осигуровките, плюс глобата. Евтиното наемане се оказва скъпото.

Чистото досие започва от страната на произход

Проверката е по-лесна, когато документът, който пристига при онбординг, е сглобен правилно още в източника. От страната на произход изпращането от няколко държави само по себе си е регулирано. Филипините, чрез Department of Migrant Workers (DMW), и Непал, чрез Department of Foreign Employment (DOFE), изискват заверка на трудовия договор за чужбина от трудовия аташе или посолството, преди работникът да може да бъде изпратен законно. Договор, който никога не е минал през тази стъпка, ражда работник, чиито книжа изглеждат тънки при проверка.

Същата логика важи и за квалификациите. За регулирана професия страната на местоназначение задава два въпроса: има ли право този човек да работи тук и признат ли е да върши точно тази работа. Признаването се отваря от страната на произход много преди да се издаде разрешението. По-широката верига от това кой какво трябва да направи и в какъв ред е картографирана в веригата за съответствие на работодателя, която обуславя наемането.

Вградете проверката в онбординга, а не след него

Проверката, която е отговорност на работодателя, се свежда до кратка, повтаряема рутина. Потвърдете, че разрешението е истинско и в срок. Потвърдете, че посочва вашата компания и длъжността, която предлагате. Запишете датата на изтичане и прозореца за подновяване и поставете твърд стоп на заплатите след нея. Пазете копието за срока, който вашата държава членка изисква. Уведомете компетентния орган в определения от нея прозорец. Направена преди първата смяна, тази рутина струва малко. Направена след проверка, тя е разликата между чисто досие и дело.

Werklist поема страната на произход на този процес за работодателите в ЕС от Загреб, Сараево, Белград, Катманду, Мумбай и Дубай, така че договорът да е заверен и разрешението да посочва правилния работодател още преди работникът да пристигне. Ако планирате наемане и искате рутината за проверка съобразена с вашето работно място и вашата професия, изпратете ни кратко описание на коридора. Разговаряйте с консултант.