Verifica del diritto al lavoro per le assunzioni nell'UE: i controlli documentali che tengono il datore di lavoro fuori dal tribunale

Nell'UE, assumere un cittadino di un Paese terzo senza una valida autorizzazione al lavoro non è una svista burocratica. È esattamente l'illecito che la direttiva sulle sanzioni ai datori di lavoro (2009/52/CE) è stata scritta per punire, e la responsabilità ricade sul datore di lavoro, non sul lavoratore e non sull'agenzia. La direttiva obbliga l'azienda a verificare che il lavoratore disponga di un permesso di soggiorno o di un'autorizzazione al lavoro validi prima dell'inizio del rapporto, e a conservarne una copia per tutta la durata dell'impiego. Saltate il controllo, oppure tenete in forza un lavoratore dopo la scadenza del permesso, e l'esposizione arriva alle sanzioni amministrative e all'obbligo di pagare gli arretrati. In diversi Stati significa anche l'esclusione dagli appalti pubblici. Questo è il punto di vista operativo su ciò che un datore di lavoro nel Paese di destinazione deve verificare in fase di onboarding. Spiega dove i controlli falliscono, e perché un documento che sulla carta sembra valido può comunque portarvi in tribunale.

La direttiva fissa il dovere, lo Stato membro definisce il dettaglio

La direttiva sulle sanzioni ai datori di lavoro è una soglia minima, non un regolamento uniforme. Impone a ogni datore di lavoro dell'UE di fare tre cose prima che un cittadino di un Paese terzo inizi a lavorare: ottenere un permesso di soggiorno valido o altra autorizzazione a soggiornare, verificare che copra il lavoro in questione, e conservare una copia o una registrazione del documento per tutta la durata del rapporto, a disposizione degli ispettori. Impone inoltre all'azienda di notificare all'autorità competente l'inizio del rapporto entro un termine fissato da ciascuno Stato.

Quello che la direttiva non fa è armonizzare le sanzioni o il periodo di conservazione. Ogni Stato membro recepisce gli obblighi nel proprio ordinamento. Stabilisce le proprie sanzioni e definisce per quanto tempo va conservata la copia del documento. Quest'ultimo punto è fissato Stato per Stato, e conviene verificare la cifra per il Paese in cui si trova il cantiere o il sito di lavoro, anziché dare per scontato un unico numero valido in tutta l'UE. Il dovere di controllo è identico ovunque. È l'aritmetica della sanzione e dell'adempimento a essere locale.

Un permesso valido non è un permesso di lavorare per voi

L'errore di lettura più costoso in fase di onboarding è trattare un permesso di soggiorno o di lavoro come una licenza generica. Nella maggior parte degli Stati membri il permesso unico, e i permessi combinati di lavoro e soggiorno che lo hanno preceduto, sono legati a uno specifico datore di lavoro e a una specifica mansione. Un permesso rilasciato per un saldatore presso un'azienda non autorizza quel lavoratore a iniziare presso la vostra. Il nome del datore di lavoro indicato sul documento fa parte di ciò che lo rende valido.

Il controllo va quindi oltre il "questo permesso è autentico ed entro la scadenza" e arriva al "questo permesso nomina questo datore di lavoro e questa mansione". Un lavoratore che si presenta con un permesso valido legato a un datore di lavoro precedente è, ai vostri fini, un lavoratore privo di autorizzazione finché non viene rilasciato un permesso nuovo o modificato. Il meccanismo con cui un unico documento porta con sé sia il diritto di soggiorno sia quello al lavoro, e perché le differenze tra Stati contano, è descritto in il permesso unico, spiegato. Alcuni Stati vanno oltre e subordinano l'assunzione allo status del datore di lavoro stesso prima ancora che venga rilasciato qualsiasi permesso, la logica dello sponsor riconosciuto trattata in il permesso unico olandese GVVA.

La scadenza è la trappola che da un giorno all'altro rende illegale un lavoratore regolare

Un permesso è un orologio. Il giorno in cui scade, un lavoratore che era in regola diventa, agli occhi della direttiva, un cittadino di un Paese terzo che lavora senza autorizzazione, e il datore di lavoro che continua a retribuirlo è quello che commette l'illecito. La direttiva non prevede alcun periodo di tolleranza per il datore di lavoro che ha semplicemente perso di vista la data.

È qui che i controlli documentali smettono di essere un compito una tantum dell'onboarding e diventano un obbligo permanente. Per ogni permesso in archivio serve una data di scadenza registrata e una finestra di rinnovo segnalata con largo anticipo, perché i rinnovi non sono immediati e la domanda va spesso presentata mentre il permesso in corso è ancora valido. Lo scenario di fallimento concreto è banale e frequente: un permesso scade, il rinnovo è stato presentato in ritardo o per niente, arriva un'ispezione, e l'azienda risulta aver impiegato un lavoratore irregolare per tutto il periodo scoperto. Non è il lavoratore a essere sanzionato. La difesa è un registro che tiene traccia della data di scadenza e di rinnovo di ogni permesso e blocca la prosecuzione delle buste paga oltre un permesso non rinnovato.

Come si presentano davvero le conseguenze

La direttiva impone agli Stati membri di applicare sanzioni pecuniarie commisurate al numero di lavoratori, di recuperare i costi di un eventuale rimpatrio, e di rendere il datore di lavoro responsabile delle retribuzioni arretrate, comprese paghe, contributi sociali e imposte che il lavoratore avrebbe dovuto percepire. Diversi Stati, tra cui Germania e Irlanda, applicano sanzioni amministrative e possono escludere un'azienda non conforme dalle future sponsorizzazioni o dagli appalti pubblici. Per un'azienda che dipende dagli appalti pubblici, l'esclusione è un colpo più pesante della sanzione stessa.

L'obbligo di pagare gli arretrati merita una riga a sé. Se un lavoratore risulta essere stato impiegato illegalmente, la legge presume in genere un rapporto di lavoro di durata minima predefinita e obbliga il datore di lavoro a versare le retribuzioni dovute per quel periodo, al livello che avrebbe corrisposto il rapporto regolare. Un'azienda che ha sottopagato un lavoratore privo di documenti può ritrovarsi a pagare l'intera retribuzione di legge arretrata, più i contributi, più la sanzione. L'assunzione a buon mercato diventa quella più cara.

Il lato di origine è dove nasce un fascicolo pulito

La verifica è più semplice quando il documento che arriva all'onboarding è stato messo insieme correttamente alla fonte. Sul lato di origine, l'invio di lavoratori da diversi Paesi è a sua volta regolamentato. Le Filippine, tramite il Department of Migrant Workers (DMW), e il Nepal, tramite il Department of Foreign Employment (DOFE), richiedono l'attestazione del contratto di lavoro estero da parte dell'addetto al lavoro o dell'ambasciata prima che un lavoratore possa essere inviato legalmente. Un contratto che non ha mai superato quel passaggio produce un lavoratore i cui documenti, sotto ispezione, risultano fragili.

La stessa logica vale per le qualifiche. Per un mestiere regolamentato, il Paese di destinazione pone due domande: questa persona può lavorare qui, e questa persona è riconosciuta per svolgere questo lavoro. Il riconoscimento si avvia sul lato di origine molto prima che venga rilasciato il permesso. La catena completa di chi deve fare cosa, e in quale ordine, è mappata in la catena di conformità del datore di lavoro che condiziona l'assunzione.

Integrate il controllo nell'onboarding, non dopo

La verifica che spetta al datore di lavoro si riduce a una routine breve e ripetibile. Accertate che il permesso sia autentico ed entro la scadenza. Accertate che indichi la vostra azienda e la mansione che state offrendo. Registrate la scadenza e la finestra di rinnovo, e mettete un blocco rigido sulle buste paga oltre quel limite. Conservate la copia per il periodo richiesto dal vostro Stato membro. Notificate all'autorità competente entro il termine previsto. Fatta prima del primo turno, questa routine costa poco. Fatta dopo un'ispezione, è la differenza tra un fascicolo pulito e un procedimento.

Werklist gestisce per i datori di lavoro dell'UE il lato di origine di tutto questo da Zagabria, Sarajevo, Belgrado, Kathmandu, Mumbai e Dubai, così il contratto è attestato e il permesso indica il datore di lavoro corretto prima che il lavoratore arrivi. Se state pianificando una collocazione e volete la routine di verifica mappata sul vostro sito di lavoro e sul vostro mestiere, inviateci un brief sul corridoio. Parla con un consulente.