Quando l'azienda di destinazione non può fare da sponsor: il permesso tramite employer of record

Un'azienda che vuole portare un saldatore dal Nepal su un cantiere in Polonia, o una squadra di magazzino dalle Filippine nei Paesi Bassi, si scontra con lo stesso muro nel momento esatto in cui legge il modulo del permesso. La parte che fa da sponsor sulla maggior parte dei permessi unici o combinati dell'UE deve essere un datore di lavoro locale, cioè una società registrata nel Paese di destinazione, con partita fiscale e posizione previdenziale. Un'azienda straniera che lì non ha alcuna entità non può scrivere il proprio nome su quella riga. Il permesso che le serve per rendere legale l'assunzione è quindi un permesso di cui, per come è strutturata, non può essere titolare. L'employer of record risolve il problema diventando il datore di lavoro legale nel Paese e sponsorizzando il permesso, mentre l'azienda che dirige davvero il lavoro resta il cliente. Questo articolo spiega quando si applica questa via, come soddisfa la regola sulla sponsorizzazione e dove invece non basta.

Perché il permesso richiede comunque un datore di lavoro locale

La direttiva UE sul permesso unico (Single Permit Directive) è alla base dei documenti combinati di soggiorno e lavoro che ormai quasi tutti gli Stati membri rilasciano, dalla jedinstvena dozvola croata alla Employee Card ceca fino al GVVA olandese. Ognuno di questi viene concesso sulla base di un'offerta di lavoro concreta da parte di un datore specifico, e quel datore è la parte che l'autorità per l'immigrazione ritiene responsabile. È l'entità che firma il contratto, gestisce le buste paga, versa i contributi previdenziali e risponde all'ispettorato del lavoro se il rapporto non è quello dichiarato nella pratica. Niente di tutto questo funziona se il datore indicato non ha alcuna presenza nel Paese. L'autorità non ha nulla da registrare, nessuna busta paga da ispezionare e nessuno dentro la propria giurisdizione a cui chiedere conto.

La regola, dunque, non è una formalità. Discende da ciò a cui serve il permesso. Cosa significa davvero fare da sponsor a un lavoratore per un'azienda di destinazione nell'UE ripercorre gli obblighi che ricadono sulla parte che sponsorizza, e ognuno di essi presuppone un'entità locale registrata.

I due modi per diventare datore di lavoro locale

Un'azienda che non ha un'entità nel Paese di destinazione ha due strade per ottenerne una. Può costruirsene una propria, oppure può prenderne una in prestito.

Costruirsene una propria significa creare una controllata o una filiale: registrare la società, aprire una posizione fiscale, iscriversi all'ente previdenziale e, in alcuni Stati, ottenere anche lo status di sponsor. È un'operazione tutt'altro che banale. Può costare cifre importanti e richiedere mesi prima ancora di poter presentare una singola domanda di permesso, e porta con sé obblighi contabili e di rendicontazione che durano per tutta la vita dell'entità. Per chi vuole collocare una manciata di lavoratori, o sta solo verificando se un corridoio funziona prima di impegnarsi, l'entità pesa più dell'assunzione stessa.

Prenderne una in prestito significa ricorrere a un employer of record. L'EOR è già un datore di lavoro registrato nel Paese di destinazione. Ha già la partita fiscale, la posizione previdenziale e, dove serve, l'iscrizione come sponsor. Diventa il datore di lavoro legale del lavoratore e sponsorizza il permesso a proprio nome. L'azienda cliente mantiene il rapporto commerciale e dirige il lavoro quotidiano, ma non è la parte indicata sul permesso.

Come la struttura EOR soddisfa la regola sulla sponsorizzazione

Una volta chiari i ruoli, il meccanismo è lineare. L'EOR firma il contratto di lavoro locale con il lavoratore. Gestisce le buste paga sul posto e versa le imposte e i contributi previdenziali richiesti dallo Stato di destinazione. Presenta la domanda di permesso di lavoro o di permesso unico in qualità di datore che fa da sponsor e si fa carico degli obblighi che ne derivano. L'azienda cliente paga all'EOR un corrispettivo che copre la retribuzione più i costi dell'EOR, e impartisce al lavoratore le istruzioni sul lavoro vero e proprio.

Dal punto di vista dell'autorità per l'immigrazione, la pratica è pulita. C'è un datore di lavoro locale registrato, con buste paga che l'autorità può ispezionare e una tracciabilità dei contributi che può seguire. L'assetto triangolare che c'è dietro non cambia ciò che l'autorità vede sul permesso. È proprio questo il punto: l'EOR è un datore di lavoro reale agli occhi della legge, non una scatola di carta.

L'EOR deve comunque superare l'asticella dello sponsor

Ricorrere a un EOR non fa saltare i requisiti di sponsorizzazione. Li sposta su una parte già attrezzata per soddisfarli. Negli Stati che gestiscono un registro formale degli sponsor, l'EOR deve essere a sua volta uno sponsor riconosciuto prima di poter presentare la domanda. I Paesi Bassi sono il caso più chiaro. L'IND richiede lo status di erkend referent (sponsor riconosciuto) per diverse procedure, e un EOR che non è iscritto a quel registro non può sponsorizzare un lavoratore più di quanto potrebbe farlo l'azienda cliente. Assumere lavoratori extra UE nei Paesi Bassi: prima lo sponsor riconosciuto, poi la soglia salariale spiega perché quell'iscrizione decide la procedura prima ancora della cifra dello stipendio.

In pratica, il modo in cui le cose vanno storte qui è ben preciso. Un cliente sceglie un EOR sul prezzo, dà per scontato che l'EOR possa fare da sponsor ovunque nell'UE, e solo dopo scopre che l'EOR non possiede lo status di sponsor riconosciuto nello Stato di destinazione. L'IND non accetterà la domanda di permesso unico da una parte non riconosciuta. Più che essere respinta, la pratica non si apre nemmeno per davvero, e le settimane spese a organizzare il lavoratore vanno rifatte da capo. Verificate la posizione dell'EOR come sponsor nello specifico Stato di destinazione prima che qualcuno firmi.

Cosa la via dell'EOR non sostituisce

Due cose vengono spesso confuse con questa via e non sono la stessa cosa. La prima è la normativa sul distacco dei lavoratori e sulla mobilità intra UE. Se un lavoratore è già legalmente assunto in uno Stato membro, in casi definiti può essere distaccato in un altro per prestarvi un servizio, in base a un insieme di regole a sé stante. Quel meccanismo non autorizza una nuova assunzione di un cittadino di Paese terzo che non lavora ancora legalmente da nessuna parte nell'UE. Per il saldatore ancora in Nepal, il distacco non è una scorciatoia che aggiri il permesso di destinazione. Un permesso di destinazione serve comunque, e la via dell'EOR è uno dei modi per ottenerlo.

La seconda è l'EOR come espediente per aggirare il test del mercato del lavoro o una qualche quota. L'EOR sponsorizza il permesso, ma il permesso resta lo stesso permesso. Se la procedura prevede un test del mercato del lavoro, il test si applica comunque. Se lo Stato fissa una quota, la pratica dell'EOR rientra comunque al suo interno. La struttura risolve il problema dell'entità, non le condizioni sostanziali in materia di immigrazione. Il permesso unico, spiegato illustra quali condizioni viaggiano insieme al permesso, a prescindere da chi lo sponsorizza.

Un avvertimento che vale la pena dire chiaramente: non tutti gli Stati membri trattano allo stesso modo, ai fini della sponsorizzazione del permesso, l'impiego triangolare in stile EOR, e alcuni lo limitano. Verificate la posizione nello specifico Stato di destinazione prima di costruire un corridoio su questa struttura, invece di dare per scontato che ciò che vale in un Paese UE valga anche nel successivo.

Dove si inserisce Werklist

Werklist seleziona e colloca lavoratori operai e specializzati dal Nepal, dall'India, dalle Filippine e dai Balcani Occidentali presso aziende dell'UE. Quando un'azienda di destinazione non ha un'entità nello Stato di riferimento, gestiamo noi la ricerca, la selezione e l'intero corridoio, mentre il permesso e le buste paga locali restano in capo a un'entità che fa da sponsor, costruita apposta per questo. Se state valutando se aprire una vostra entità o sponsorizzare tramite un EOR per un determinato Paese e ruolo, inviateci il brief e tracceremo la via prima che vi impegniate. Parla con un consulente.