Ubytování zahraničních pracovníků v Česku: Ubyport, domovní kniha a lhůta tří pracovních dnů

Podle zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců, musí ubytovatel ohlásit ubytování cizince Policii ČR do 3 pracovních dnů. Ubytovatelé, pro které je ubytování předmětem podnikání, hlásí přes internetovou aplikaci Ubyport, kterou provozuje Služba cizinecké policie. Ubytovatel navíc vede domovní knihu a předkládá ji policii na požádání.

Kdo je ubytovatel a kdy se jím stane zaměstnavatel

Ubytovatelem je podle zákona č. 326/1999 Sb. ten, kdo poskytuje ubytování cizinci. Není rozhodné, zda jde o hotel, penzion, dělnickou ubytovnu nebo pronajatý byt, ani zda je ubytování předmětem podnikání: podnikatelský režim mění jen způsob hlášení, nikoli existenci povinnosti.

Pro zaměstnavatele, kteří najímají pracovníky ze třetích zemí, z toho plyne jedna věta, která se v praxi přehlíží. Zaměstnavatel, který pracovníkům sám zajišťuje bydlení, ať už ve vlastní ubytovně nebo v pronajatých bytech, se stává ubytovatelem se všemi evidenčními povinnostmi. Přebírá ohlašovací lhůtu, vede domovní knihu a odpovídá za její obsah při kontrole. Nepomůže, že správu bytu fakticky vyřizuje personální oddělení nebo externí správce, protože povinnost sleduje osobu ubytovatele, nikoli toho, kdo ji administruje.

Pokud zaměstnavatel ubytování jen zprostředkuje a smlouvu uzavírá pracovník přímo s majitelem, je ubytovatelem majitel. I tak má zaměstnavatel praktický důvod si hlášení ohlídat, protože pobytové řízení pracovníka stojí na dokladu o ubytování, který mu tento majitel vystaví.

Lhůta tří pracovních dnů a aplikace Ubyport

Ohlašovací lhůta podle zákona o pobytu cizinců činí 3 pracovní dny od ubytování. Počítá se od okamžiku, kdy se cizinec ubytoval, ne od podpisu nájemní smlouvy a ne od nástupu do práce. U pracovníků, kteří přiletí v pátek večer a nastupují v pondělí, tedy lhůta běží už přes víkend a středa je poslední den.

Policie ČR pro ubytovatele, kteří ubytování provozují jako podnikání, vede internetovou aplikaci Ubyport. Ta nahrazuje papírové přihlašovací tiskopisy a posílá údaje Službě cizinecké policie elektronicky. Registrace ubytovacího zařízení je krokem, který se vyřizuje předem, nikoli ve chvíli, kdy první pracovníci už bydlí, protože lhůta neběží podle toho, zda je ubytovatel v systému.

Druhou povinností je domovní kniha. Ubytovatel ji vede podle zákona o pobytu cizinců, uchovává ji zpravidla 6 let a na požádání ji předkládá Policii ČR. Kniha obsahuje zákonem stanovené údaje o ubytovaném: identifikační údaje, číslo a druh cestovního dokladu, státní občanství a datum příjezdu i odjezdu. Datum odjezdu bývá tou položkou, která v praxi chybí, protože pracovník se odstěhuje a nikdo záznam neuzavře.

Kontrola u ubytovatele začíná právě u domovní knihy a u toho, zda její záznamy sedí s tím, kdo v objektu skutečně bydlí. Otevřený záznam u pracovníka, který se odstěhoval před půl rokem, je rozpor, který musí někdo vysvětlit: kniha tvrdí, že v objektu bydlí, mzdová evidence ukazuje, že u firmy skončil. Datum odjezdu se proto doplňuje v den odstěhování, ne při pololetním úklidu spisů.

Ubytování jako podmínka pobytového řízení

Ministerstvo vnitra ČR uvádí mezi přílohami žádosti o zaměstnaneckou kartu doklad o zajištění ubytování na celou dobu pobytu. Pobytový titul pracovníka tedy stojí na ubytování, které zaměstnavatel zajistí. Doklad musí pokrývat celou dobu, na kterou se karta žádá, ne první tři měsíce.

Z toho plyne pořadí kroků, které se často obrací. Nájemní smlouva nebo potvrzení ubytovatele se opatřuje před podáním žádosti, ne až po vydání karty. Souvislost s náborovým řízením popisuje text česká zaměstnanecká karta a evidence volných míst; podmínky pro zaměstnavatele v garantovaném režimu shrnuje Program kvalifikovaný zaměstnanec 2026. Co Werklist na straně zaměstnavatele zajišťuje, je popsáno na stránce pro zaměstnavatele.

Změna adresy má stejný režim jako první ubytování: nový ubytovatel hlásí do 3 pracovních dnů a původní uzavře záznam v domovní knize datem odjezdu. Zaměstnavatelé, kteří během roku přesouvají lidi mezi ubytovnami podle vytížení provozů, na tuto část obvykle dojedou, protože přesun se považuje za provozní detail a evidenčně jde o dvě samostatná hlášení.