Zásady zaměstnávání
Werklist zprostředkovává zaměstnání pro uchazeče a zaměstnavatele v EU, v jihovýchodní Evropě, Asii, na Blízkém východě a v Latinské Americe. Tyto zásady tvoří rámec celého náborového procesu.
1.Úvod a rozsah použití
Tyto Zásady zaměstnávání (dále jen „Zásady“) platí pro všechny uchazeče, kteří využívají služby Werklistu, bez ohledu na zemi původu i na zemi, kde práci hledají. Přístupem ke službám, ať už přes web, e-mailem, přes partnery nebo jiným kanálem, uchazeč potvrzuje, že si jejich ustanovení přečetl, porozuměl jim a přijímá je.
Správce údajů
WERKLIST DOO · Svetozara Radojčića 80V, 11050 Bělehrad (Zvezdara), Republika Srbsko
E-mail: fran@werklist.com · Daňové číslo (PIB): 115344942
2.Vymezení pojmů
- Uchazeč
- Fyzická osoba, která přes Werklist podává přihlášku na pracovní pozici nebo jinak využívá jeho zprostředkovatelské služby.
- Zaměstnavatel
- Právnická nebo fyzická osoba, která přes Werklist hledá pracovníky na volná místa.
- Zprostředkování
- Služba spojující uchazeče se zaměstnavateli za účelem vzniku pracovního poměru.
- Agenturní zaměstnávání
- Dočasné přidělení pracovníka, kdy je Werklist formálním zaměstnavatelem přiděleného pracovníka, který plní úkoly pod dohledem a ve prospěch uživatelské společnosti.
- Přihláška
- Podání životopisu, motivačního dopisu a podpůrných dokladů pro účely zaměstnání.
- Osobní údaj
- Jakákoli informace vztahující se k identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.
- Zpracování
- Jakákoli operace s osobními údaji: shromáždění, zaznamenání, uložení, použití, sdílení, výmaz.
- Platné předpisy
- Srbské právo, GDPR, srbský zákon o ochraně osobních údajů (ZZPL) a další platné vnitrostátní i mezinárodní předpisy k ochraně údajů, práci a zaměstnávání.
3.Služby
V rámci zprostředkování poskytuje Werklist uchazečům:
- Zprostředkování u tuzemských i zahraničních zaměstnavatelů
- Pomoc s přípravou životopisu, motivačního dopisu a celé přihlášky
- Informace o pracovních podmínkách, mzdovém rozpětí, benefitech a kariérních cestách
- Koordinaci pohovorů online i osobně
- Pomoc s povolením k zaměstnání, povolením k pobytu a vízem
- Organizaci cesty do cílové země
- Pomoc s hledáním vhodného ubytování
- Podporu při začlenění: jazykové kurzy, přizpůsobení novému prostředí, administrativa
- Zprostředkování komunikace se zaměstnavatelem po nástupu
- Průběžnou podporu po celou dobu trvání pracovního poměru
Pro uchazeče zdarma
Všechny zprostředkovatelské služby jsou pro uchazeče v každé fázi zdarma. Pokud kdokoli vystupující jako zástupce Werklistu požaduje platbu, ohlaste to ihned na branimir@werklist.com.
4.Kategorie osobních údajů, které shromažďujeme
4.1Identifikační údaje
- Jméno a příjmení
- Datum a místo narození
- Pohlaví
- Státní příslušnost
- Číslo cestovního pasu nebo občanského průkazu
- Fotografie (ze životopisu, z pasu nebo zaslaná zvlášť)
4.2Kontaktní údaje
- E-mailová adresa
- Telefonní číslo včetně WhatsAppu a Viberu
- Poštovní adresa v zemi původu
- Poštovní adresa v cílové zemi (pokud se uplatní)
4.3Profesní údaje
- Životopis a motivační dopis
- Podrobná pracovní historie a předchozí praxe
- Kvalifikace, certifikáty, diplomy, licence
- Jazykové znalosti včetně jazyka cílové země
- Technické dovednosti významné pro požadovanou pozici
- Doporučení a reference od předchozích zaměstnavatelů
4.4Doklady k zaměstnání
- Kopie platného cestovního pasu nebo občanského průkazu
- Povolení k zaměstnání nebo doklady potřebné k jeho získání
- Zdravotní dokumentace, jen pokud ji pro danou pozici nebo zemi vyžaduje zákon
- Výpis z rejstříku trestů, jen pokud jej pozice nebo cílová země vyžaduje
4.5Pracovní preference
- Požadované pozice, obory a odvětví
- Očekávání ohledně mzdy a benefitů
- Termín, od kdy může uchazeč nastoupit
- Preference místa výkonu práce a ubytování
- Ochota se přestěhovat a geografická flexibilita
5.Proč osobní údaje zpracováváme
Údaje uchazečů zpracováváme výhradně pro tyto účely:
- Posouzení přihlášky: vyhodnocení kvalifikace, praxe a vhodnosti pro volné pozice.
- Spojení se zaměstnavateli: vyhledání a představení vhodných příležitostí.
- Administrativní zpracování: příprava žádostí o povolení k zaměstnání, povolení k pobytu a víza.
- Logistika: organizace cesty a ubytování v cílové zemi.
- Koordinace náboru: řízení procesu ve spolupráci se zaměstnavatelem.
- Komunikace: informování uchazečů o stavu, příležitostech a novinkách.
- Podpora po nástupu: začlenění, ubytování, jazyková adaptace, řešení problémů.
- Zákonné povinnosti: povinnosti vůči státním orgánům podle platných předpisů.
- Evidence: vedení evidence o zprostředkování, kterou vyžaduje zákon.
- Zlepšování služeb: analýzy výhradně nad anonymizovanými nebo souhrnnými daty.
6.Právní základ
6.1Plnění smlouvy
Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR / čl. 12 odst. 1 bod 2 srbského ZZPL. Zpracování je nezbytné k poskytnutí zprostředkovatelských služeb, o které uchazeč požádal, včetně posouzení, komunikace se zaměstnavatelem a koordinace náboru.
6.2Právní povinnost
Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR / čl. 12 odst. 1 bod 3 srbského ZZPL. Zpracování plní povinnosti podle pracovního, cizineckého, zprostředkovatelského a daňového práva v příslušných jurisdikcích.
6.3Souhlas
Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR / čl. 12 odst. 1 bod 1 srbského ZZPL. U konkrétních činností, jako je sdílení profilu uchazeče s vybraným zaměstnavatelem nebo zasílání upozornění na příležitosti, si Werklist vyžádá výslovný souhlas. Uchazeč může souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před odvoláním.
6.4Oprávněný zájem
Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR / čl. 12 odst. 1 bod 6 srbského ZZPL. V omezeném rozsahu, tedy pro zlepšování služeb a náborových procesů, s průběžným poměřováním vůči právům a svobodám uchazečů.
8.Mezinárodní předávání údajů
Werklist působí po celém světě. Údaje uchazeče mohou být předávány mezi jurisdikcemi, vždy s vysokou úrovní ochrany.
8.1V rámci EU a EHP
Probíhá podle GDPR, bez nutnosti dalších záruk.
8.2V rámci Srbska
Probíhá v souladu se srbským zákonem ZZPL.
8.3Do třetích zemí
- Standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí
- Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, je-li potřeba
- Šifrování a zabezpečené komunikační kanály
- Posouzení odpovídající úrovně ochrany v cílové zemi
- Další smluvní záruky u příjemců
8.4Regionální standardy, které dodržujeme
- EU a EHP: GDPR
- Srbsko: zákon o ochraně osobních údajů
- Filipíny: Data Privacy Act of 2012 (RA 10173)
- Indie: Digital Personal Data Protection Act, 2023
- Nepál: standardy ochrany podle EU jako minimální základ
- Latinská Amerika: místní zákony Peru, Argentiny a Kolumbie, s evropskými standardy jako minimem
- Blízký východ a severní Afrika: místní právní rámce
- Ostatní jurisdikce: standardy rovnocenné GDPR jako minimum
9.Povinnosti uchazeče
9.1Správnost a pravost
- Uvádět přesné, úplné, aktuální a pravdivé údaje
- Předkládat výhradně pravé a autentické doklady
- Oznámit Werklistu každou změnu údajů, kvalifikace nebo okolností
- Nepadělat, neupravovat ani jinak nemanipulovat s doklady
9.2Aktivní spolupráce
- Účastnit se svědomitě každé fáze
- Odpovídat včas na dotazy Werklistu i zaměstnavatele
- Dostavit se na pohovor, nebo jej včas zrušit s uvedením vážného důvodu
- Neprodleně informovat Werklist, pokud už zájem nemá nebo přijal jinou nabídku
9.3Dodržování předpisů
- Respektovat zákony cílové země i země původu
- Získat včas všechna potřebná povolení k zaměstnání a k pobytu
- Dodržovat podmínky vydaných povolení
- Hlásit úřadům každou změnu statusu v zákonných lhůtách
10.Průběh přihlášky a náboru
Nábor zprostředkovaný přes Werklist probíhá ve fázích:
- Přihláška. Uchazeč podá životopis a podpůrné doklady.
- Ověření a posouzení. Werklist vyhodnotí kvalifikaci, praxi a vhodnost.
- Představení zaměstnavateli. S předchozím výslovným souhlasem představíme profil vybraným zaměstnavatelům.
- Pohovor. Werklist zkoordinuje pohovor, online nebo osobně.
- Nabídka. Pokud je uchazeč vybrán, zaměstnavatel vystaví formální nabídku s pracovními podmínkami.
- Doklady. Werklist pomůže připravit a podat doklady k povolením a vízům.
- Cesta. Werklist zkoordinuje cestu do cílové země, pokud se to uplatní.
- Nástup do práce. Uchazeč nastoupí a podporu od nás má dál.
Werklist může přihlášku odmítnout v kterékoli fázi, aniž by musel uvést důvod. Práva uchazeče na ochranu osobních údajů tím nejsou dotčena.
11.Prohlášení uchazeče a následky nepravdivých údajů
11.1Prohlášení
Podáním přihlášky uchazeč výslovně prohlašuje, že:
- Všechny údaje jsou přesné, úplné a pravdivé
- Všechny kopie dokladů jsou pravé a shodují se s originály
- Skutečně má uvedené kvalifikace, certifikáty a licence
- Zaměstnání v cílové zemi nebrání žádná právní překážka
- Je oprávněn všechny poskytnuté údaje sdílet
11.2Následky
Zjistí-li se nepravdivé, neúplné nebo zavádějící údaje, může Werklist proces ukončit bez předchozího upozornění. Uchazeč může odpovídat za způsobenou škodu. Zaměstnavatel může smlouvu ukončit podle platného práva. Povolení a pobytová práva v cílové zemi mohou zaniknout. Uchazeč může být z databáze trvale odstraněn.
12.Podmínky zaměstnání
12.1Obecné zásady
- Werklist zprostředkovává a nezaručuje zaměstnání; rozhodnutí o přijetí je na zaměstnavateli
- Pracovní podmínky, mzda, benefity a další práva se stanoví ve smlouvě mezi uchazečem a zaměstnavatelem
- Werklist není smluvní stranou pracovní smlouvy, s výjimkou agenturního zaměstnávání
- Werklist neodpovídá za rozhodnutí zaměstnavatele během náboru ani po něm
- Uchazeč může nabídku kdykoli odmítnout, bez udání důvodu
12.2Zvláštní ustanovení pro agenturní zaměstnávání
- Werklist je formálním zaměstnavatelem přiděleného pracovníka
- Pracovník plní úkoly pod dohledem a ve prospěch uživatelské společnosti
- Uplatní se místní pravidla pro dočasné přidělení pracovníků
- Přidělený pracovník má nárok na srovnatelné podmínky jako pracovníci zaměstnaní uživatelem přímo
13.Ubytování a cesta
13.1Ubytování
Pokud Werklist pomáhá zajistit ubytování, vyhledá vhodné bydlení. Konkrétní podmínky, tedy cena, doba a standard, se sjednávají v samostatné smlouvě. Uchazeč odpovídá za dodržování domovního řádu. Werklist neodpovídá za stav nemovitostí, které vlastní nebo spravují třetí osoby.
13.2Cesta
Pokud Werklist pomáhá zajistit cestu, koordinuje její průběh. Rozdělení nákladů mezi zaměstnavatele a uchazeče se předem stanoví písemně. Uchazeč odpovídá za platné cestovní doklady. Werklist neodpovídá za zpoždění, zrušení ani změny způsobené třetími stranami nebo vyšší mocí.
14.Doby uchování
14.1Aktivní uchazeči
Až 3 roky od poslední aktivní komunikace, abychom uchazeče mohli oslovit s budoucími příležitostmi.
14.2Zaměstnaní uchazeči
Nejméně 6 let od skončení zaměstnání, případně déle, pokud to vyžadují pracovněprávní, daňové nebo sociální předpisy příslušné jurisdikce.
14.3Neúspěšní uchazeči
Až 6 měsíců od oznámení výsledku, ledaže uchazeč požádá o dřívější výmaz nebo souhlasí s delším uchováním kvůli budoucím pozicím.
14.4Doklady k povolením
Uchováváme podle cizineckých, pracovněprávních a pobytových předpisů příslušné jurisdikce.
14.5Po uplynutí lhůty
Po uplynutí doby osobní údaje trvale vymažeme nebo důkladně anonymizujeme tak, aby opětovná identifikace nebyla možná.
15.Práva uchazeče
Podle GDPR a srbského zákona ZZPL má uchazeč právo na:
- Přístup: potvrzení o zpracování a kopii údajů s informací o účelu, kategoriích, příjemcích a době uchování.
- Opravu: opravu nepřesných údajů a doplnění neúplných údajů.
- Výmaz: smazání, když už údaje nejsou potřeba, když je odvolán souhlas nebo z jiných zákonných důvodů.
- Omezení zpracování: omezení ve stanovených situacích, například když je zpochybněna přesnost údajů.
- Přenositelnost údajů: získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.
- Vznesení námitky: proti zpracování, zejména pokud stojí na oprávněném zájmu.
- Odvolání souhlasu: kdykoli, jednoduše a zdarma, aniž by tím bylo dotčeno dřívější zákonné zpracování.
Své právo uplatníte e-mailem na branimir@werklist.com. Odpovíme do 30 dnů. U složité nebo rozsáhlé žádosti si můžeme lhůtu prodloužit až o 60 dnů a uchazeče o tom vyrozumíme.
16.Bezpečnostní opatření
16.1Technická
- Šifrování při přenosu (SSL/TLS) i v úložišti (AES-256 nebo rovnocenné)
- Řízení přístupu s vícefaktorovým ověřením a oprávněními podle rolí
- Pravidelné bezpečnostní audity, penetrační testy a záplatování
- Detekce a prevence průniků
- Pravidelné zálohy s testováním obnovy
- Zabezpečené kanály pro přenos citlivých údajů
16.2Organizační
- Přístup výhradně v nezbytně nutném rozsahu
- Smlouvy o zpracování údajů s poskytovateli IT a se zpracovateli
- Doložená školení pro všechny zaměstnance
- Formalizovaný plán reakce na incidenty
- Zásada čistého stolu a čisté obrazovky
- Pravidelné interní audity
17.Mlčenlivost
17.1Povinnosti uchazeče
- Zachovávat mlčenlivost o procesech, metodách a postupech Werklistu
- Nesdílet během řízení údaje o zaměstnavateli, podmínky ani nabídky s třetími stranami
- Nekontaktovat zaměstnavatele přímo bez předchozího písemného souhlasu Werklistu po dobu zprostředkování
- Nepoužívat informace získané od Werklistu mimo náborový proces
17.2Povinnosti Werklistu
- Zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích uchazečů
- Sdílet údaje s třetími stranami jen s předchozím výslovným souhlasem uchazeče nebo když to ukládá zákon
- Uplatňovat technická a organizační opatření podle článku 16
- Vázat zaměstnance i spolupracovníky odpovídajícími dohodami o mlčenlivosti
18.Rovné příležitosti a zákaz diskriminace
Werklist uchazeče nediskriminuje podle rasy, barvy pleti, etnického původu, pohlaví, genderové identity, sexuální orientace, náboženství, přesvědčení, politické příslušnosti, národnostního nebo sociálního původu, věku, zdravotního postižení, zdravotního stavu, rodinného stavu, členství v odborech ani podle jiné chráněné vlastnosti. Uchazeče hodnotíme podle kvalifikace, schopností, praxe a vhodnosti. Porušení této zásady ze strany zaměstnance Werklistu je závažným porušením pracovních povinností.
19.Omezení odpovědnosti
Werklist neodpovídá za:
- Rozhodnutí zaměstnavatele o přijetí, odmítnutí přihlášky nebo ukončení smlouvy
- Pracovní podmínky u zaměstnavatele, které se liší od dříve dohodnutých nebo představených
- Zdržení při získávání povolení nebo víz způsobené příslušnými úřady
- Změny právních předpisů, které ovlivní proveditelnost, podmínky nebo délku zaměstnání
- Škodu způsobenou nepravdivými, nepřesnými nebo neúplnými informacemi od uchazeče
- Vyšší moc: pandemie, přírodní katastrofy, války, embarga, sankce, stávky, zásahy státu
Bez ohledu na výše uvedené se Werklist v dobré víře zasadí o vyřešení problémů, které během náboru nebo po něm nastanou.
20.Ukončení služeb
20.1Ze strany uchazeče
Uchazeč může kdykoli a bez udání důvodu vzít přihlášku zpět, požádat o výmaz svých údajů (s výhradou zákonných dob uchování) nebo služby přestat využívat.
20.2Ze strany Werklistu
- Porušení kteréhokoli ustanovení těchto Zásad
- Předložení nepravdivých, padělaných nebo zavádějících údajů či dokladů
- Opožděná nebo nedostatečná spolupráce
- Jednání poškozující pověst, obchodní zájmy nebo vztahy Werklistu
- Jednání v rozporu s profesními a etickými standardy
22.Ochrana oznamovatelů
Werklist vybízí uchazeče, zaměstnance i spolupracovníky, aby hlásili nesrovnalosti, porušení zásad nebo podezřelé jednání. Zaručujeme maximální mlčenlivost o totožnosti oznamovatele, ochranu před odvetou, rychlé prošetření a nápravu tam, kde se nesrovnalost potvrdí.
Oznámení posílejte na branimir@werklist.com s předmětem „Důvěrné, oznámení nesrovnalostí“.
23.Rozhodné právo a řešení sporů
Tyto Zásady se řídí právem Republiky Srbsko bez ohledu na kolizní normy, ledaže mezinárodní předpis nebo dvoustranná dohoda stanoví jinak. Spory se nejprve pokusíme vyřešit v dobré víře a smírnou cestou. Pokud to nevyjde, je příslušný soud v Bělehradě. U uchazečů, kteří jsou podle platného práva spotřebiteli, tím není dotčeno jejich právo obrátit se na soud v místě svého bydliště.
24.Změny
Werklist může tyto Zásady aktualizovat, aby odrážely změny práva, podnikání nebo interních postupů. Změny nabývají účinnosti zveřejněním na webu nebo přímým oznámením uchazečům. Uchazečům, kteří jsou v běžícím náborovém procesu, oznamujeme podstatné změny e-mailem. Pokračování v užívání služeb po zveřejnění znamená přijetí aktualizovaných Zásad. Uchazeč, který s nimi nesouhlasí, může služby přestat užívat podle článku 20.
25.Závěrečná ustanovení
Tyto Zásady jsou vyhotoveny v srbštině; v případě rozporu s překladem má přednost srbská verze. Pokud bude některé ustanovení shledáno neplatným nebo nevymahatelným, zbytek zůstává v plné platnosti. Nadpisy článků slouží jen pro přehlednost a nemají vliv na výklad. Tyto Zásady tvoří nedílnou součást vztahu mezi Werklistem a uchazečem.
26.Kontakt
WERKLIST DOO
Svetozara Radojčića 80V · 11050 Bělehrad (Zvezdara) · Republika Srbsko
E-mail: branimir@werklist.com