Legalizacija dokumenata iz Nepala i Indije za rad u Srbiji: apostil ili puna legalizacija

Indija je potpisnica Haške konvencije o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava, pa se indijska diploma ili uverenje o nekažnjavanju overava apostilom. Nepal nije potpisnica, pa nepalske isprave prolaze punu legalizaciju kroz četiri instance. Ministarstvo pravde Republike Srbije vodi obe procedure na srpskoj strani. Sve što nije na srpskom prilaže se uz prevod sudskog tumača.

Dva koloseka, jedna odluka na početku

Prvo pitanje nije koji papir treba, nego da li su obe države potpisnice Haške konvencije. Prema objašnjenjima Ministarstva pravde Republike Srbije, apostil se primenjuje samo kada su i država porekla isprave i država u kojoj se ona koristi potpisnice te konvencije. Ako jedna nije, apostil ne postoji kao opcija i predmet ide u punu legalizaciju.

Za koridore koje poslodavci u Srbiji najčešće koriste, ta podela je jasna. Indija je potpisnica, pa indijsku diplomu, izvod iz matične knjige rođenih ili policijsko uverenje overava nadležni organ u Indiji jednim apostilom i time je isprava spremna za upotrebu u Srbiji. Nepal, prema podacima Haške konferencije za međunarodno privatno pravo, nije potpisnica, pa nepalska isprava mora da prođe lanac overa u kome svaka sledeća instanca potvrđuje potpis prethodne.

Greška koju vidimo najčešće je da poslodavac naruči apostil za nepalskog radnika jer je isti postupak radio za indijskog. Agencija u Katmanduu takav zahtev ne može da ispuni, radnik ostaje bez overenih dokumenata, a predmet za jedinstvenu dozvolu stoji. Razlika se rešava na početku, pre nego što radnik plati bilo šta.

Puna legalizacija: redosled instanci

Ministarstvo pravde Republike Srbije opisuje punu legalizaciju kao lanac koji se ne sme preskočiti. Isprava ide redom: osnovni sud, Ministarstvo pravde Republike Srbije, Ministarstvo spoljnih poslova, pa diplomatsko konzularno predstavništvo države u kojoj će se isprava koristiti. Svaka instanca overava potpis i pečat prethodne, pa isprava koja dođe u ministarstvo bez sudske overe biva vraćena bez postupanja.

Kad isprava ide u suprotnom smeru, iz Nepala u Srbiju, lanac se ogleda: nadležni organ u Nepalu, nepalsko ministarstvo koje overava, pa diplomatsko konzularno predstavništvo Republike Srbije nadležno za Nepal. Pošto Srbija nema ambasadu u Katmanduu, taj korak se obavlja kod nadležnog predstavništva po konzularnoj nadležnosti, što je razlog zbog koga nepalski predmeti traju duže od indijskih i zbog koga ih planirate pre, a ne posle potpisivanja ugovora o radu.

Za apostil na srpskim ispravama nadležan je osnovni sud prema sedištu organa koji je ispravu izdao, kako navodi Ministarstvo pravde Republike Srbije. To je podatak koji poslodavcu treba kada šalje svoje isprave ka inostranstvu, na primer potvrdu o registraciji za predmet kod strane ambasade.

Prevod sudskog tumača i ono što ga čini neupotrebljivim

Overa rešava poreklo isprave, ne njen jezik. Prema Pravilniku o dozvolama za rad, Službeni glasnik RS broj 6/2024, sva dokumenta koja nisu na srpskom jeziku prilažu se uz overen prevod sudskog tumača. Prevod se radi posle overe, nikad pre, jer tumač prevodi i tekst apostila ili legalizacione klauzule. Prevod urađen pre overe ne pokriva pečate koji su naknadno dodati i predmet se vraća na dopunu.

Drugi čest problem je ime. Nepalski i indijski pasoši često nose ime u drugačijem redosledu ili transliteraciji nego diploma i uverenje o nekažnjavanju. Ako se transkripcija u prevodu razlikuje od one u pasošu, organ ne može da poveže isprave sa licem. Tumaču zato uz dokument uvek šaljete i stranicu pasoša, pa se transkripcija imena usaglašava jednom, za ceo set.

Treći je rok važenja. Uverenje o nekažnjavanju i lekarsko uverenje imaju kratak vek, pa set overen predaleko unapred istekne dok se čeka na termin za podnošenje. Radna verzija plana je da se prvo obezbede diplome i izvodi, koji ne zastarevaju, a uverenja se vade poslednja.

Kada overeni i prevedeni set stigne, on ulazi u dva odvojena postupka: u predmet za jedinstvenu dozvolu i, kada je radno mesto regulisano ili traži formalnu kvalifikaciju, u postupak priznavanja stranih kvalifikacija. Isti overeni set traži i konzulat kada radnik podnosi zahtev za vizu D radi zapošljavanja.

Redosled je ceo posao: overa u zemlji porekla, pa prevod sudskog tumača, pa podnošenje. Poslodavac koji za svaki koridor zna kojim kolosekom ide, indijskim sa apostilom ili nepalskim sa punom legalizacijom, izbegava nedelje koje se gube na ponovnu overu. Kako Werklist vodi dokumentaciju po koridorima, opisano je na stranici za poslodavce.